Le diagnostic RH est un processus RH au cours duquel le fonctionnement de votre entreprise est étudié en détail. Le but est d’aborder des sujets très variés en analysant les méthodes et outils de gestion des ressources humaines. La prise en compte du capital humain est une des clés de succès de votre entreprise. Chaque salarié est une ressource précieuse, car il possède des connaissances, des aptitudes et un savoir-faire. Il faut veiller à ce que chaque collaborateur soit épanoui et mis en valeur pour garantir la qualité de vie au travail. Alors qu’est-ce qu’un diagnostic RH ? Quelle méthodologie utilisée ? Voici des éléments de réponse.
Le diagnostic RH : Qu’est-ce que c’est ?
• L’état des lieux de l’entreprise
La réalisation d’un diagnostic RH vous permet de faire un état des lieux opérationnel. Il a notamment pour but de bien comprendre la stratégie d’entreprise, le projet d’entreprise, l’organisation du travail et de déceler les forces et faiblesses. Le diagnostic interne est une analyse des pratiques et des outils RH, avec une étude de leur impact sur votre activité. Cette prestation est réalisée directement dans les locaux de l’entreprise. Lorsque les experts de l’agence en conseil RH mRHq interviennent, ils le font en toute objectivité, bienveillance et dans la plus grande confidentialité.
• L’analyse des besoins de l’entreprise
Chaque année, les besoins de l’entreprise changent et varient en fonction de plusieurs critères : les clients, l’environnement socio-économique ou encore l’écosystème de l’entreprise (partenaires, fournisseurs). Ces variations peuvent impacter directement les salariés. Pour rester productif et faire preuve de compétitivité, chaque collaborateur doit témoigner d’une grande agilité et de flexibilité. En contrepartie, en tant que chef d’entreprise, vous devez répondre aux différentes attentes de vos équipes.
Quelles entreprises sont concernées par un diagnostic RH ?
Toutes les entreprises, peu importe le secteur d’activité, peuvent faire un diagnostic RH ! À partir du moment où le chef d’entreprise ressent le besoin de faire le point sur sa fonction RH, il peut être opportun de lancer la démarche. Elle s’adresse aussi bien aux TPE et PME, qu’aux grandes entreprises. L’outil permet l’accompagnement au changement des entreprises dans la construction ou la restructuration de leurs ressources humaines et techniques.
Selon la taille de l’entreprise, un diagnostic se déroule sur 0,5 à 3 jours. Pour être le plus efficace possible, le chef d’entreprise et l’ensemble des salariés doivent être motivés et impliqués.
Qui peut réaliser un diagnostic RH ?
La réalisation d’un diagnostic RH requiert un minimum de connaissances en politique de ressources humaines (politique RH) et en droit social. La personne chargée des ressources humaines de l’entreprise peut être missionnée de piloter le diagnostic RH. Si personne ne peut s’en charger en interne, vous pouvez alors faire appel à une agence spécialisée en gestion des ressources humaines (GRH).
L’avantage de cette externalisation ? Bénéficier d’un regard extérieur et neutre sur les pratiques de l’entreprise dans le domaine des ressources humaines.
Chaque année, l’agence mRHq réalise des diagnostics RH, en tant qu’agence de conseil et d’accompagnement très opérationnel en ressources humaines. Le service RH individualisé est adapté à chaque entreprise pour que le chef d’entreprise puisse se consacrer au développement de son activité. Elle peut vous aider à élaborer une formalisation claire des consignes, des attentes et du projet d’entreprise.
Quelle est la méthodologie utilisée dans le cadre d’un diagnostic RH ?
Pour être le plus complet possible, le diagnostic RH se réalise en plusieurs étapes.
• Les phases d’observation et d’échange
La mise en oeuvre du diagnostic RH commence par une phase d’observation de différents points-clés de l’entreprise :
- L’organisation générale,
- Le déroulement du travail,
- Les relations entre les salariés,
- Le climat social et les relations sociales.
Puis, vient le moment d’échanger avec l’ensemble des collaborateurs, individuellement et/ou collectivement.
• Le temps des évaluations concrètes
Une fois cette première approche directe faite, il est temps d’entrer dans le vif du sujet avec des évaluations concrètes : l’analyse des pratiques RH. Pour ce faire, le recueil de différents documents nécessaires est important pour pouvoir échanger avec vous par la suite sur :
- Le processus de recrutement,
- La gestion administrative,
- La politique de rémunération,
- La vision managériale.
Tous les documents RH sont analysés :
- Les contrats de travail,
- Les entretiens professionnels,
- Les entretiens annuels d’évaluation,
- Les organigrammes,
- La pyramide des âges,
- Les offres d’emploi publiées,
- Les grilles d’entretien de recrutement,
- L’affichage obligatoire,
- Les bulletins de paie,
- Le planning de chaque collaborateur,
- Le registre du personnel.
• La rédaction d’un compte-rendu
Après une étude approfondie, les experts d’mRHq rédigent un compte-rendu très précis qui rassemble l’ensemble des échanges, observations et documents étudiés. Le but est de fournir un résumé détaillé de la fonction ressources humaines (fonction RH).
Des préconisations adaptées et opérationnelles sont formulées. Ces préconisations constituent un véritable atout pour améliorer les politiques des ressources humaines.
Si des déficiences ou des axes de progrès sont détectés lors du diagnostic RH, des actions personnalisées sont alors proposées dans un plan d’action RH pour donner des directions et garantir la bonne conduite du changement.
Il peut être élaboré en interne en co-construction avec la direction des ressources humaines (DRH) et son responsable des ressources humaines (responsable RH).
L’intérêt du diagnostic RH ? Vous faire gagner du temps, vous assurer une parfaite conformité légale, réduire les coûts, optimiser l’organisation du travail, améliorer le climat social, le dialogue social avec les représentants du personnel et les partenaires sociaux, et bien d’autres choses encore !
Comment est structuré le compte-rendu du diagnostic RH ?
La restitution du compte-rendu du diagnostic RH est structurée en deux parties :
- L’étude de la stratégie globale de l’entreprise,
- L’étude des pratiques et des outils RH.
• L’étude de la stratégie d’entreprise
Les orientations stratégiques de l’entreprise
Une entreprise doit définir des orientations stratégiques pour planifier et prioriser les opérations à réaliser afin d’atteindre les objectifs fixés. L’audit RH passe par l’analyse de l’activité, des clients, du modèle de direction, de l’environnement et de l’état de la concurrence.
Les perspectives de développement RH font partie des éléments à intégrer au diagnostic stratégique : l’ambition dans les prochaines années à venir, les perspectives d’évolution des effectifs et de la masse salariale et les perspectives d’évolution des compétences des salariés.
Le pilotage des effectifs
Le pilotage des effectifs, c’est-à-dire l’identification des écarts entre les besoins en compétences par rapport aux postes et aux compétences détenues déjà en place, doit également être analysé.
Faire le point sur l’équipe en place est aussi très important et doit passer par :
- Soulever les freins, les forces et les points d’attention,
- Avoir un retour sur l’organigramme et la pyramide des âges afin de connaître la répartition des collaborateurs par sexe et par âge.
Le bilan de la stratégie est réalisé par l’utilisation de la matrice SWOT : Strengths, Weakness, Opportunities, Threats pour Forces, Faiblesses, Opportunités, Menaces.
Un chef d’entreprise doit avoir une vision claire de son positionnement à la suite de l’examen des opportunités sur le marché, des menaces liées à l’environnement, des forces et faiblesses.
• L’étude des pratiques et des outils de gestion RH
Le pilotage des ressources humaines
Aucune obligation légale n’entoure le pilotage des ressources humaines. Cependant, les outils managériaux utilisés doivent permettre de justifier l’objectivité des décisions individuelles vis-à-vis des salariés (missions affectées, formations, augmentations, etc.).
Les fiches de poste
Les fiches de poste des salariés prennent place dans le cadre de la structuration des missions et de l’équipe. C’est un outil de communication interne servant de repère au titulaire du poste, à ses collègues et au gérant. La fiche de poste ne doit pas être figée dans le temps, au contraire, elle doit être revue et corrigée tout au long de la relation contractuelle, en cas de modification de l’organisation ou d’évolution des missions et des qualifications.
Le référentiel de compétences et la cartographie des emplois
Le référentiel de compétences rassemble l’ensemble des compétences détenues par votre entreprise. La cartographie des emplois complète le référentiel de compétences et favorise l’efficacité en entreprise, car chacun connaît sa place dans l’équipe, il n’y a pas d’ambiguïté quant aux positions hiérarchiques.
Le processus de recrutement
Le processus de recrutement est très encadré, notamment par le droit du travail et le code pénal. Les mesures concernent essentiellement le principe de non-discrimination et l’égalité professionnelle entre hommes et femmes.
Ainsi, l’ensemble des outils utilisés par notre cabinet de conseil en ressources humaines à Rennes doit garantir l’objectivité de la décision quant à la sélection, ou non, d’un candidat en se basant uniquement sur les compétences requises et leur capacité à tenir le poste.
La gestion des emplois et des compétences
La démarche de gestion des emplois et du développement des compétences de vos collaborateurs est primordiale pour afficher un avantage concurrentiel. La gestion des compétences et des carrières est nécessaire pour le gérant d’une entreprise. L’employeur doit assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste de travail et veiller au maintien de leur capacité à occuper leur emploi.
Le bilan de compétences est un moyen de faire une revue des compétences individuelles et collectives de chaque salarié. Cela amène à réfléchir aux besoins en compétences de l’entreprise, à la gestion des carrières des salariés et aux perspectives d’évolution professionnelle ou salariale.
De plus, développer les compétences des salariés participe à leur employabilité sur le marché de l’emploi.
L’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation
L’entretien professionnel est un outil de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), mis en place tous les deux ans au moins. La finalité est de construire le projet professionnel du salarié en cohérence avec les besoins de l’entreprise. Cette méthode d’anticipation a pour but d’anticiper les évolutions des métiers et les besoins en ressources humaines à court et moyen-terme, notamment s’il y a des mutations ou d’éventuels départs.
L’entretien annuel d’évaluation a pour rôle d’estimer la performance RH des collaborateurs et donc de l’entreprise dans son ensemble.
Tous les six ans, l’entretien doit donner lieu à un bilan au cours duquel on s’assure que le salarié a bénéficié d’au moins 2 des 3 propositions suivantes :
– Avoir suivi une formation professionnelle,
– Avoir obtenu une certification,
– Avoir bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.
Dans le cadre du diagnostic RH, le formulaire d’entretien professionnel ou d’entretien annuel d’évaluation, les derniers entretiens réalisés et les actions mises en œuvre pour la transmission et le développement des compétences sont ainsi étudiés.
Le plan de formation
Afin d’assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail et de veiller au maintien de leur capacité à occuper leur emploi, l’employeur doit leur proposer des formations professionnelles. Le plan de formation, le processus de formation et les actions de formation professionnelle sont analysés. En répondant aux besoins de formation, il augmente la fidélisation des collaborateurs et permet de développer les compétences en interne. Il participe aussi à la valorisation des collaborateurs.
La gestion des talents passe par fidéliser les collaborateurs pour en faire des ambassadeurs. Ils doivent s’imprégner de la culture d’entreprise et de la marque employeur pour avoir une véritable cohésion dans les équipes.
La politique de mobilité interne peut être l’un des leviers pour limiter le turn-over.
La gestion administrative des collaborateurs
La gestion administrative des collaborateurs est primordiale, ainsi que le management des ressources humaines (management RH), notamment sur le plan organisationnel. Chaque salarié doit bénéficier des dispositions légales et conventionnelles en vigueur concernant l’ensemble des éléments de collaboration avec l’entreprise (contrat de travail et avenants, complémentaire santé, santé au travail, etc.).
Le registre du personnel est obligatoire dans toutes les entreprises. Il est indispensable à l’administration du personnel et indique tous les mouvements du personnel en CDI, en CDD, en contrat d’alternance, en contrat d’apprentissage, en stage (entrées et sorties), intérim. Il faut également y inscrire les recrutements, les licenciements, les démissions, etc.
Le DUERP
Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) répertorie tous les risques professionnels, notamment les risques psychosociaux, auxquels peuvent être exposés les salariés sur leur lieu de travail. Il a pour objectif d’identifier les actions de prévention des risques, de formation et d’information adéquates à mettre en œuvre pour prévenir les risques professionnels et la sécurité au travail.
À savoir : L’affichage obligatoire est un ensemble de textes de loi que l’employeur doit afficher dans l’entreprise, dans un lieu visible de tous.
La politique de rémunération et la gestion de la paie
La politique de rémunération et la gestion de la paie sont des sujets sensibles en entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de respecter plusieurs critères tels que :
- La non-discrimination et l’égalité entre hommes et femmes (notamment au niveau des rémunérations des salariés),
- La grille salariale de la convention collective,
- Les 22 mentions obligatoires des bulletins de salaire.
Les outils de gestion de la paie doivent être bien exploités.
Pourquoi réaliser un diagnostic RH dans son entreprise ?
Un diagnostic RH peut mettre en évidence les points forts et les axes de progrès de votre entreprise. Il vous offre la possibilité d’avoir un état de la situation de l’entreprise à un moment précis. Lorsque le diagnostic RH est terminé, vous aurez à votre disposition des préconisations à mettre en œuvre, c’est-à-dire des solutions RH concrètes pour pallier vos points faibles. Libre à vous ensuite de mettre en place les recommandations !
Vous êtes intéressé par la réalisation d’un diagnostic RH dans votre entreprise ? N’hésitez pas à nous contacter, en tant que consultants experts en gestion RH, nous serons ravis d’échanger avec vous !
