Le service RH, composé du drh, du responsable des ressources humaines et d’un assistant ressources humaines, est le premier à réfléchir sur le questionnaire.

Grâce au brainstorming, l’équipe des ressources humaines suggère des idées à développer ou des thèmes à inscrire dans le questionnaire. Le tout, pour construire un état des lieux opérationnel des ressources humaines.

Peuvent être évoquées toutes idées et réflexions relatives :

À la gestion du personnel ;
Au management des ressources ;
À l’organisation du travail ;
À l’administration du personnel ;
Aux processus de développement des ressources humaines ;
À la politique RH.

La définition de l’objectif

Dès lors que les grandes idées ont été évoquées, il faut les répartir en catégories selon les besoins de l’entreprise. Ces réflexions accompagnent la construction du questionnaire. Un questionnaire qui sert de référentiel pour le gestionnaire des ressources. Utilisé comme tel, il oriente la conduite du changement autour de la gestion des ressources, de la politique des ressources et de la stratégie d’entreprise.

Définir les besoins pour parfaire son questionnaire

La vision de la stratégie de l’entreprise

Cette seconde étape du questionnaire pour le diagnostic RH, se focalise sur l’entretien interne. Une entrevue ayant lieu avec la direction des ressources humaines et le représentant de l’entreprise. L’idée est alors de comprendre les besoins de l’entreprise au regard de :

Son secteur d’activité et son environnement ;
Sa gestion administrative ;
Son projet d’entreprise ;
Ses relations sociales ;
Sa gestion RH (GRH) ;
Sa politique RH.

Sont prises en compte toutes les informations relatives aux ressources humaines et à la fonction RH. Tant opérationnelles qu’organisationnelles.

L’identification des besoins

Les informations provenant de la vision généraliste des objectifs internes, permettent au responsable RH d’entreprendre une approche macro et micro économique du marché. Autrement dit, il se documente sur les besoins des métiers RH et sur le conseil RH pour les grandes entreprises et les TPE. Son objectif est alors d’obtenir une topographie des problématiques représentatives de son secteur d’activité. Et ce afin de trouver des solutions pour y remédier.

Inclure la direction générale dans l’élaboration du cahier des charges

Un cahier des charges a pour objectif de structurer les futurs plans d’actions. Dans ce document sont listés :

Les livrables ;
Les processus RH ;
Les outils RH pour piloter le développement des ressources ;
Les dates butoirs ;
Les salariés responsables de la réalisation d’une des tâches.

En s’inscrivant dans la gestion de projet RH, ce processus fait également partie de la stratégie ressources humaines développée pour harmoniser l’organisation de la fonction RH.

C’est d’ailleurs dans cette optique que les différentes tâches sont ensuite inscrites sur les tableaux de bord référents.

Cette organisation permet alors de suivre l’ensemble des mutations appliquées aux ressources humaines, de faciliter le dialogue social et les relations humaines.

À savoir
En raison de l’investissement demandé et de la gestion du temps requise, les entreprises, souvent tpe, pme-pmi, font appel à des cabinets de conseil RH. Cette externalisation de la gestion RH, leur permet de mieux gérer le management de leurs ressources tout en les confiants à un consultant RH. Une personne, spécialisée dans les ressources humaines et techniques, dont la vision experte accompagne les entreprises dans l’élaboration d’un questionnaire sur-mesure et répondant à leurs besoins.

Testez notre outil d’audit RH en ligne !

Structurer et organiser son questionnaire

Analyse et synthèse

Beaucoup de données sont ressorties des différents échanges, réunions et réflexions. Qu’elles touchent aux besoins de l’entreprise, à sa vision sur le long-terme ou à sa stratégie ressources humaines. Toutefois, pour permettre une bonne construction du questionnaire, la fonction RH doit pouvoir analyser les écarts et les réponses obtenues. Ceci pour cibler les solutions RH adéquates.

Définition des thèmes

Chaque solution fait écho à un thème particulier.

En fonction des objectifs, ces sujets peuvent traiter :

Du projet d’entreprise;
De l’environnement économique interne et externe ;
De la gestion sociale ;
De la sécurité au travail ;
De la GRH ;
De la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) ;
De la gestion des carrières ;
De la gestion des talents ;
De la politique de rémunération et de la gestion de la paie ;
Du processus de recrutement et d’intégration ;
Du développement des compétences et de l’employabilité ;
De la formation professionnelle.

À savoir
Ces propositions liées aux ressources humaines sont indépendantes les unes des autres. Chaque entreprise peut orienter la construction de son diagnostic RH autour du thème qui lui semble le plus concret.

Création de l’arborescence

Malgré la complexité de ce terme, est évoquée l’élaboration d’une ramification de questions et de réponses par anticipation. Cette ramification a pour objectif de sélectionner et proposer la meilleure préconisation et les outils RH adéquats pour solutionner un problème spécifique. Des informations qui devront, par la suite, apparaître sous la forme d’un plan d’actions lors de la restitution du diagnostic RH.

Bâtir la stratégie de diffusion du questionnaire

L’objectif

Une fois le document créé, le responsable des ressources humaines doit le diffuser à l’ensemble de la masse salariale pour que tous puissent y répondre. C’est d’ailleurs en faisant appel à la communication interne que la transmission sera possible.

L’approche directe

Deux approches de diffusion sont sollicitées. La première consiste en un échange avec l’ensemble des salariés, des représentants du personnel et de la direction générale. Chaque salarié est interrogé sur les thèmes définis en amont et sur son ressenti quant à la qualité de vie au travail (QVT). D’ailleurs, cet échange peut faire écho à l’entretien annuel. Le service RH prend alors note de l’évolution du climat social et de la fidélisation des équipes, qu’il restituera dans le diagnostic RH.

L’approche indirecte

Cette approche consiste à diffuser le questionnaire grâce au système d’information interne ; un des outils de la communication interne. Bien que cela s’éloigne de la création de relations sociales, cette technique permet de toucher les partenaires sociaux et les salariés à travers d’outils comme le SIRH. Une technique fort utile lorsque les échanges physiques sont dématérialisés. Un atout, même, permettant de toucher davantage d’individus ayant une carte à jouer dans l’organisation du management des ressources humaines.

Que retenir de ces 4 étapes pour construire le questionnaire du diagnostic RH ?

Un questionnaire de ce type permet de formaliser et de construire un diagnostic RH. S’adaptant à chaque entreprise et secteur d’activité, cette réflexion est réalisée autant en interne, avec l’aide du service RH, qu’en externe avec les partenaires sociaux. Son objectif est d’assimiler les besoins avec la stratégie de l’entreprise pour adapter les ressources humaines et les améliorer. Ce questionnaire agit donc comme un support ; un référentiel qui accompagne la conduite du changement et la gestion des ressources humaines.