Dans les ressources humaines, chaque processus RH possède ses propres outils. Toutefois, avec la multitude de techniques et outils RH, les consultants et responsables croulent sous l’information. Un déséquilibre nuisant à l’organisation interne et que le diagnostic rh corrige.
Voici nos outils phares.
Des outils comme ligne directrice : la trame du diagnostic
Qu’est-ce que c’est ?
Un des leviers de la gestion des ressources humaines, la trame du diagnostic se construit selon les codes d’un questionnaire. Document interne, il s’inscrit dans la stratégie d’entreprise et aide la fonction rh à formaliser le conseil selon les orientations stratégiques internes.
À quoi ça sert ?
La trame du diagnostic possède trois fonctionnalités principales :
- Contextualisation : Grâce aux expertises des consultants et du service rh, la trame permet de faire le point sur les ressources humaines et sur le projet d’entreprise. Une cartographie prévisionnelle qui statue sur l’évolution du développement rh et de son organisation ;
- Déceler les points forts et les points faibles : Les mises en perspective aident le responsable des ressources humaines à prendre du recul quant à l’organisation du travail. Grâce à l’audit rh, il peut alors évaluer les outils de gestion et les pratiques managériales pour déceler les points forts, faiblesses et axes de progrès ;
- Évaluer le climat social : La gestion rh et la gestion du personnel travaillent de pair dans la création d’une bonne qualité de vie au travail. Une qualité s’évaluant, entre autres, avec la GPEC, la mobilité interne, l’employabilité, la marque employeur, le taux de fidélisation et l’accès à la formation professionnelle. Ce diagnostic stratégique est donc un document permettant d’identifier et d’analyser le climat social à travers les relations internes et le dialogue social, pour ensuite proposer des actions adéquates.
À savoir
Chaque entreprise possède ses propres besoins, ses propres problématiques. C’est pourquoi, les outils rh et le diagnostic s’adaptent toujours aux besoins de l’entreprise. Ils ne sont en aucun cas figés.
Quelles sont ses particularités ?
Ce diagnostic stratégique est souvent mis en place par une agence de conseil en ressources humaines. Dans ce cas, il possède d’autres spécificités :
- Adaptabilité : Chaque entreprise (tpe, pme) possède ses propres besoins en ressources humaines et sa propre organisation du travail. C’est pourquoi, lors de l’état des lieux, l’audit rh doit pouvoir s’adapter pour anticiper les évolutions liées au développement des ressources et au développement de l’entreprise ;
- Accompagnement personnalisé : À l’écoute du chef d’entreprise, le responsable rh et les consultants externes proposent, avec ce document, une conduite du changement personnalisée. Un lien exclusif pour faire état des forces et faiblesses de la performance rh. Un moyen de, par la suite, construire un plan d’action répondant aux besoins de l’entreprise.
Un code à suivre ?
Dans le domaine du conseil en ressources humaines, ce “code” aborde, en réalité, les qualifications requises pour accompagner le développement rh. En étant le plus objectif possible, le consultant doit développer les ressources humaines selon la restitution du diagnostic stratégique établi.
- Observation : Même avec un logiciel de gestion, des outils, et des pratiques à la pointe, le diagnostic rh requiert une observation minutieuse de l’environnement et du climat social. Une observation autant micro que macro pour déceler les écarts, les mutations démographiques (ou non), et les relations sociales existantes ;
- Écoute : Souvent, la direction des ressources humaines et son responsable sont amenés à tendre l’oreille. Et ce, pour creuser davantage les besoins de l’entreprise et pour aller au-delà de ce qui est visible. Une des compétences clés permettant aux consultants de comprendre davantage l’intrication des relations sociales identifiées pour ensuite anticiper les besoins et accompagner le développement ;
- Analyse : Dans le développement des ressources humaines via l’audit rh, l’analyse est un point fondamental. Une compétence requise lorsqu’il est nécessaire d’interpréter les informations issues des entretiens. Une étape essentielle qui permet d’affiner le plan d’action et d’anticiper les besoins au regard de l’actuelle GRH.
Des outils comme restitution : le compte-rendu
Qu’est-ce que c’est ?
Référentiel du développement rh, le compte-rendu est un document interne permettant de résumer une réunion, un sondage ou un corpus de documents relatifs à la stratégie d’entreprise. Il recoupe alors toutes les informations issues de l’audit rh, pour faire le point sur les mesures d’accompagnement et les solutions rh adéquates.
À quoi ça sert ?
Parmi les outils rh, le compte-rendu est celui qui, suite au diagnostic, permet de rendre compte des événements internes et des préconisations relatives au développement de l’entreprise. Une restitution qui touche autant le climat social, que les pratiques et processus rh. Un document qui se compose souvent en trois parties :
- Restitution : Reprise des entretiens, échanges et sondages du diagnostic stratégique. Cette partie fait alors état d’un bilan social, économique et environnemental lié au développement de l’entreprise et de son organisation ;
- Analyse et traitement de l’information : Une analyse préventive et en relation directe avec la création du nouveau plan des ressources humaines. Cette partie touche autant l’organisation du travail que l’organisation de l’entreprise ;
- Suggestion : Des préconisations établies par l’agence de conseil en ressources humaines ou par la direction des ressources humaines interne. L’idée est de construire le plan d’action et d’anticiper les besoins futurs selon les différentes mesures d’accompagnement.
Qu’y a-t-il à l’intérieur ?
À l’intérieur de chaque partie, l’on retrouve les points suivants :
Des outils de planification : le plan d’action
Comment le mettre en place ?
Mis en place d’après la restitution du compte-rendu, le plan d’action structure les préconisations et les solutions rh. Des actions gérées par la fonction ressources humaines. Un planning permettant à la fonction de faire le point sur les mesures pour restructurer son organisation.
Pourquoi ?
Agissant comme un planning, il permet de regrouper, hiérarchiser et attribuer les actions rh selon leur importance et leur niveau de faisabilité. Un plan de conduite de changement qui permet autant de développer les compétences que de structurer la gestion des ressources humaines (grh). Un outil qui accompagne le responsable rh dans les restructurations internes.
Résultat ?
Le plan d’action répond aux besoins de l’entreprise en focalisant sa stratégie sur trois points :
- La conduite du changement interne ;
- La conduite du changement externe ;
- La grh par l’organisation du travail, la gestion administrative, les mutations internes des outils rh et des pratiques managériales.
Le suivi externalisé
En faisant appel à l’externalisation, les entreprises peuvent déléguer la réalisation du diagnostic stratégique ainsi que son suivi. Une occasion qui se transforme en aubaine puisque les consultants ont une vision plus objective du développement de l’entreprise et plus nuancée de son secteur d’activité. Une position qui leur permet de suivre l’évolution du plan d’action et sa mise en place en interne.
Un suivi sous le signe de :
- La conduite du changement : Avec l’externalisation, les entreprises ont la garantie d’un suivi sur-mesure avec des actions rh ciblées et répondant à leurs besoins ;
- La personnalisation : La construction du plan d’action est faite de sorte à ce que les mesures d’accompagnement correspondent à la stratégie d’entreprise et à la vision interne ;
- L’adaptation : Les consultants vont adapter leurs outils et leurs techniques aux besoins de l’entreprise de façon à pouvoir répondre aux problématiques identifiées, tout en proposant des conseils opérationnels ;
- L’évaluation : Grâce à l’externalisation, l’évaluation des pratiques est prise en compte par le prestataire expert. Il va alors considérer l’ensemble des mutations et mobilités afin de statuer sur le réajustement ou la conservation du plan des ressources humaines.
Que retenir de ces 3 outils phares pour son diagnostic RH ?
Lignes directrices du diagnostic rh, ces outils accompagnent autant le responsable rh que les consultants externes dans le développement des ressources humaines. Des outils emprunts de personnalisation pour toujours pouvoir s’adapter aux besoins de l’entreprise. Une technicité ayant pour objectif d’accompagner le chef d’entreprise dans la restructuration de ses ressources humaines pour les faire correspondre à son projet.
