Recruter, c’est bien, mais bien recruter, c’est mieux ! Un nouveau recrutement au sein d’une entreprise ne doit pas être pris à la légère, il représente de l’investissement en temps et en argent. Faire un mauvais choix peut avoir des conséquences financières et organisationnelles importantes. Le recours à un cabinet de conseil RH pour construire ou améliorer votre processus de recrutement est une solution idéale pour éviter un recrutement raté. Voyons ensemble comment un cabinet de conseil RH peut vous aider à maîtriser votre processus d’embauche de A à Z.
Cabinet de conseil RH et processus de recrutement : Vous aider à définir et formaliser votre besoin en recrutement
Si votre entreprise ne comprend pas de service des ressources humaines (service RH) ou qu’il convient de faire des ajustements, un cabinet de conseil en ressources humaines peut vous venir en aide pour piloter efficacement votre politique de recrutement.
À savoir : Les métiers des ressources humaines (métiers RH) couvrent de nombreuses professions : le directeur des ressources humaines (DRH), le responsable des ressources humaines (responsable RH), le manager en ressources humaines, l’assistant ressources humaines (assistant RH), le responsable du recrutement, le chargé de recrutement, l’assistant recrutement, le talent acquisition manager, le responsable de la formation, le chargé de formation, le chargé de gestion sociale, le consultant spécialisé en ressources humaines (consultant RH) ou encore le consultant en recrutement.
La gestion du recrutement, la gestion administrative du personnel, la gestion de la paie, la gestion des carrières, mais aussi la gestion des talents sont autant de missions entrant dans le cadre RH.
Un cabinet RH vous appuie dans la conduite du changement et vous offre des ressources pour y parvenir. La définition des étapes du processus de recrutement RH, l’acquisition des compétences nécessaires et la maîtrise des outils de recrutement sont les objectifs sur lesquels vous pouvez travailler.
• La réflexion stratégique
La procédure de recrutement doit commencer par une réflexion, c’est le point de départ. Cette étape est primordiale dans la stratégie de recrutement, elle se fait au regard de la stratégie d’entreprise et des besoins de l’entreprise.
Un cabinet RH peut vous aider à définir l’ambition de l’entreprise et ce qu’elle a besoin pour l’atteindre. Cette réflexion amène à s’interroger si le besoin de recrutement est réel ou s’il peut être pallié autrement (par du recrutement interne ou une mobilité interne par exemple). L’aspect financier est évidemment décisif dans la décision d’embaucher ou non.
• La définition du besoin
Une fois la décision de faire du recrutement prise, il est important de définir son besoin de manière très claire. Cette étape oriente le recrutement RH et limite les erreurs de casting lors des embauches. Elle permet d’écarter directement les candidatures reçues qui ne correspondent pas au besoin, en toute objectivité et sans culpabiliser.
Pour définir le besoin, un cabinet RH peut vous accompagner dans la délimitation des points suivants :
- Le poste nécessaire au développement RH de l’activité,
- Les missions confiées,
- L’intitulé du poste,
- Le temps nécessaire (mi-temps ou temps plein),
- La rémunération (salaire fixe, part variable, commission, avantages sociaux, …),
- Les compétences techniques et comportementales requises,
- Les objectifs à atteindre,
- Le rattachement,
- L’évolution professionnelle possible.
La désignation d’un chargé de recrutement est essentielle. Le chargé de recrutement intervient sur les phases en amont d’une mission de conseil en recrutement. Il est chargé d’identifier, de contacter et de faire une présélection des candidats potentiels.
• La rédaction de la fiche de poste
Il faut être précis dans les missions et dans le profil recherché. La fiche de poste est un des outils de gestion RH permettant de comprendre le rôle occupé par le salarié au sein de l’entreprise. Un cabinet RH peut vous épauler à définir clairement les activités et les missions qu’il réalise. Cela sert de repère lors de la prise de poste à l’employé, à ses collègues et au gérant ; et explique les finalités attendues du métier. La fiche de poste permet aussi de cibler les critères de recrutement. L’équipe de recruteurs peut ainsi formaliser le besoin.
Cabinet RH et processus de recrutement : Vous accompagner dans la rédaction et la diffusion d’une annonce percutante
• La rédaction de l’annonce
L’offre d’emploi reste le premier canal de sourcing utilisé pour les postes à pourvoir.
À savoir : On distingue le recrutement par annonce du recrutement par approche directe qui revient à aller chercher la compétence voulue directement là où elle se trouve. Dans le cadre de la cooptation, les salariés sont décisionnaires et recommandent le recrutement d’une personne de leur réseau.
L’annonce fait partie de la vitrine de l’entreprise et entre dans le cadre de la marque employeur. Le climat social au sein de l’entreprise est également déterminant pour attirer les talents.
L’annonce permet de filtrer les candidats en recherche d’emploi qui doivent se reconnaître tant dans la société et la culture d’entreprise que dans le poste et le profil du candidat.
Toute la réussite de la suite du processus de recrutement en dépend. La rédaction se fait grâce aux éléments collectés lors des phases précédentes et grâce à la fiche de poste. Une bonne annonce doit être courte, attractive et percutante. Un cabinet RH peut vous soutenir dans la rédaction : emploi d’un style direct, mise en avant des valeurs de l’entreprise, évocation du projet pour le futur recruté, … Il ne faut rien oublier et être rigoureux !
Une annonce doit aussi respecter des obligations légales.
Les mentions obligatoires d’une annonce sont les suivantes :
- La cohérence des missions, l’expérience professionnelle exigée (5 ou 10 ans minimum par exemple), le salaire,
- La date de publication,
- L’emploi d’une langue étrangère dans le titre et le texte de l’annonce,
- Assurer la gratuité et l’accès aux offres d’emploi.
Les mentions autorisées sont notamment le niveau de maîtrise d’une langue étrangère, les conditions de travail, le niveau de diplôme (niveau bac, BTS, Bachelor, Mastère), le casier judiciaire. Les mentions interdites sont les critères discriminatoires, un type de contrat de travail illégal, les éléments induisant le candidat en erreur (validité de l’offre d’emploi, lieu erroné du poste, …).
Important : En cas de non-respect de ces règles, la sanction pénale pour l’employeur peut aller jusqu’à 37 500€ d’amende et 1 an d’emprisonnement.
• Le choix des médias de diffusion
Le besoin en recrutement est défini, la fiche de poste est faite, la rédaction de l’offre d’emploi finalisée, il ne reste plus qu’à la diffuser pour trouver le bon candidat !
Les médias sur lesquels l’annonce est diffusée doivent être pertinents au regard du poste, du domaine et des problématiques rencontrées en recrutement. L’objectif est que l’annonce soit portée à la connaissance de votre candidat idéal.
Il est nécessaire d’actualiser régulièrement l’annonce pour qu’elle apparaisse en haut de la barre de recherche. Si les candidatures reçues sont peu nombreuses, il est intéressant de se questionner sur le choix des médias et de la diffusion de l’annonce pour réajuster si besoin.
Les supports de diffusion habituellement utilisés sont :
- Les sites institutionnels (Pôle Emploi, APEC),
- Les réseaux sociaux,
- Les jobboards gratuits et payants,
- Les autres moyens (journaux papiers, commerces locaux, véhicules d’entreprise, flyers, etc.)
Cabinet RH et processus de recrutement : Vous appuyer dans le traitement des candidatures avec objectivité
• Le sourcing et le tri des candidatures reçues
Une fois l’annonce diffusée, la bonne gestion des candidatures préconise de faire une première sélection des candidats sur dossier, c’est-à-dire avec le CV, la lettre de motivation ou la réponse à quelques questions clés. Attention aux obligations légales en matière de non-discrimination, on ne doit recruter que sur les compétences ! Il faut toujours pouvoir justifier de manière objective les raisons qui ont poussé à refuser ou accepter une candidature.
La présélection des candidatures repose sur l’expérience candidat et leurs compétences, ainsi que la cohérence des parcours professionnels (changements d’entreprise ou de poste, CDD, CDI, travail temporaire, intérim, formations supérieures, …).
Cependant, le CV peut avoir des limites si les candidats ne font pas apparaître leurs compétences ou si les recruteurs ne savent pas lire entre les lignes. Le recours à des tests de personnalité peut être pertinent dans certaines situations.
Si peu de personnes sont amenées à postuler spontanément, un sourcing peut être entamé pour trouver un candidat. Le sourcing permet de construire un vivier de candidatures. Les profils font l’objet d’une pré-qualification téléphonique pour valider la motivation et la mobilité des candidats et comprendre leur projet professionnel. C’est à ce moment-là que la “short list” est réalisée.
• La qualification
Une deuxième sélection des candidats peut être effectuée à l’aide d’outils de recrutement. Le choix de l’entretien vidéo différé permet d’assurer l’égalité des chances, car ce sont les mêmes conditions d’entretien avec le même temps de réponse et les mêmes questions pour tout le monde. Chaque candidat doit être contacté pour s’assurer de sa disponibilité (date de début possible, congés imposés, impératifs), de ses motivations et de sa compatibilité avec le poste à pourvoir et l’entreprise. Si ces critères sont réunis, il peut réaliser un entretien vidéo différé. Les vidéos des meilleurs candidats seront alors retenues. Ils sont alors reçus pour un premier entretien physique pour vérifier leurs compétences, leur motivation, leur compatibilité avec le poste et l’entreprise.
• Le suivi des candidatures
Pour assurer un suivi des candidatures et garder une objectivité dans la manière de les traiter, il est judicieux d’utiliser une feuille de route ou des tableaux de bord.
À savoir : Un SIRH, acronyme de Système d’Information Ressources Humaines, est un outil digital sous forme de logiciel de gestion qui peut prendre en charge par automatisation la plupart des étapes du processus de recrutement.
La feuille de route reprend les éléments indispensables et nécessaires pour gérer le recrutement :
- La date de diffusion de l’annonce,
- La nature et la durée du contrat,
- Les jours de repos,
- Les horaires de travail,
- Le salaire,
- La date de prise du poste idéal,
- Les informations des candidats,
- Etc.
Cette feuille de route permet également à une personne extérieure au recrutement de disposer des informations nécessaires à la gestion du dossier en cas d’absence.
Cabinet RH et processus de recrutement : Vous assister dans la préparation et la conduite des entretiens de recrutement
• L’accompagnement aux entretiens d’embauche
Pour mener à bien les entretiens d’embauche, la réalisation d’une grille d’entretien sur-mesure pour chaque poste est l’un des outils de recrutement les plus performants.
Cette grille inclut une évaluation des compétences à valider, du savoir-être attendu, la description de la mise en situation imaginée spécifiquement pour le poste.
Un cabinet RH peut participer aux entretiens d’embauche pour les structurer. L’objectif de l’entretien de recrutement est que chaque partie soit capable de donner une réponse positive ou négative à la future collaboration. Il est important d’apprendre à mener un entretien efficace. L’entretien peut être téléphonique, par visio, en physique collectif ou en physique individuel.
Généralement, un entretien dure entre 45 minutes et 1h30 selon les mises en situation. Pendant l’entretien, le candidat doit parler 80% du temps et il est primordial de faire preuve d’une écoute active pour instaurer un climat de confiance et être disponible.
• L’aide à la décision
La feuille de route et la comparaison des grilles d’évaluation des compétences aident à la décision en se basant sur des faits objectifs. Une fois le choix fait, il faut appeler le candidat pour lui proposer le poste. Mais attention, il peut toujours le refuser pour de nombreux motifs. Si le premier sélectionné dit non, il est alors temps d’appeler le second sur la liste.
C’est souvent une fois la réponse donnée au candidat que certains sujets liés au contrat de travail reviennent sur la table. Il est alors nécessaire de vérifier que les termes du contrat lui conviennent.
Les négociations peuvent porter sur :
- La prétention salariale (primes exceptionnelles, 13ème mois, prime à l’embauche, augmentation du salaire fixe, part variable, mise en place d’autres avantages sociaux),
- L’intitulé du poste,
- Le statut (employé ou cadre), la fonction, les horaires,
- La période d’essai (pas obligatoire),
- Les clauses facultatives,
- Etc.
Les points de vigilance à garder en tête lors d’une négociation sont :
- La cohérence avec la politique des ressources humaines (politique RH) en place (conditions de travail, politique de rémunération …),
- L’équité pour éviter les conflits internes,
- Le marché du travail, la concurrence,
- La valeur ajoutée de la recrue d’un point de vue stratégique,
- L’écoute et les échanges bienveillants.
• La réponse au candidat
Par respect pour tous les candidats et pour l’image du recruteur, il est important de donner une réponse adaptée à tout le monde.
Un cabinet RH peut vous apprendre à motiver la raison du refus auprès d’un candidat non retenu. Il est essentiel de savoir annoncer et expliquer le refus à un candidat par mail ou au téléphone, sans se retrancher derrière une décision prise par la direction générale.
Cabinet RH et processus de recrutement : Vous soutenir dans la réussite de l’intégration des nouveaux collaborateurs
L’intégration d’un nouveau salarié est la dernière phase de votre processus d’embauche. C’est une étape cruciale pour créer du lien et fidéliser votre nouvelle recrue à votre culture d’entreprise. Le capital humain est précieux ! Le principal enjeu pour la direction générale et pour la fonction ressources humaines (fonction RH) est de développer leur engagement.
• La préparation de l’arrivée
Avant l’arrivée du candidat retenu, la promesse d’embauche et le contrat de travail doivent être rédigés. Il faut envoyer la DPAE (déclaration préalable à l’embauche) à l’URSSAF.
De plus, la mise en place d’un poste de travail opérationnel pour le nouveau salarié montre l’intérêt porté. L’espace de travail doit être en place et il ne doit manquer de rien. Les fournitures nécessaires, la configuration de l’ordinateur, les outils et documents utiles à sa prise de poste doivent être prêts pour son arrivée.
L’annonce de son arrivée au sein de l’entreprise peut être faite par le biais de la communication interne. Informer sa future équipe de l’intégration d’une nouvelle personne facilite les relations humaines entre collègues. La présentation de son poste et de ses missions à l’ensemble de l’entreprise est un bon acte de gestion des ressources humaines (GRH).
À savoir : La préparation d’un livret d’accueil à l’attention des nouveaux collaborateurs permet de s’assurer que les collaborateurs embauchés disposent d’informations complètes et homogènes.
La désignation d’un tuteur, notamment l’un des managers ou un membre expérimenté de son équipe, a pour rôle de le guider et de l’aider à trouver sa place dans l’organisation en faisant preuve de leadership. Le tuteur peut aussi sensibiliser à la santé et sécurité au travail, en présentant les risques professionnels et les risques psychosociaux (RPS) notamment.
• L’intégration dans l’équipe
L’intégration dans l’équipe est l’étape la plus importante avec la définition du besoin. En effet, accompagner le nouvel embauché dans sa prise de poste permet de le rendre plus rapidement opérationnel, productif et autonome. Le recrutement ne s’arrête pas à la signature du contrat ! Plus l’intégration sera réussie, plus le salarié restera sur son poste et sera engagé.
Une intégration réussie le mobilise et le fait adhérer à l’entreprise et ses valeurs. L’intégration n’est pas la même pour les jeunes diplômés pour qui c’est la première expérience professionnelle et pour un poste de responsable. Il faut s’adapter !
L’onboarding regroupe toutes les actions prises pour concevoir un parcours d’intégration pour le nouvel arrivant. L’objectif est qu’il prenne connaissance de :
- L’entreprise et son personnel, sa culture et l’environnement de travail général,
- Ses futures relations sociales de travail et l’équipe dont il fera partie,
- Son poste et ses missions.
La période d’intégration ne s’arrête pas à la fin de la période d’essai. S’intégrer au point d’être complètement autonome peut prendre plusieurs mois. Il faut veiller à se montrer disponible et avoir des échanges réguliers avec le nouveau collaborateur embauché pour faire le point, informer, conseiller, rassurer ou encore évaluer.
À savoir : Prévoir une information régulière du supérieur hiérarchique sur la progression du salarié est nécessaire.
Que retenir pour savoir maîtriser son processus de recrutement de A à Z ?
Le processus de recrutement passe par un certain nombre d’étapes complémentaires les unes des autres. La mise en place de toutes ces étapes peut être fastidieuse, mais l’élaboration de techniques de recrutement opérationnelles et rodées est un véritable atout. L’externalisation du processus en faisant appel à un cabinet RH généraliste ou à un cabinet de recrutement peut être une solution si cela vous semble trop difficile.
