La pose des congés payés et des RTT, le recours au télétravail, les absences non prévues … La gestion des congés et absences peut être un véritable casse-tête pour la bonne gestion d’une entreprise.

Le recours à un outil RH, comme des solutions logicielles, permet de répondre aux enjeux suivants :

Autoriser les demandes de congés en s’assurant du solde disponible,
Garantir la fiabilité des informations communiquées et des données reçues,
Fournir un processus RH de demande et de validation des congés pratique à la fois pour les collaborateurs et les managers,
Rendre visible le solde de congés aux collaborateurs,
Proposer un planning de congés pour la bonne organisation de l’entreprise.

L’utilisation de plannings dédiés assure une simplicité d’utilisation, l’indication des jours fériés ainsi que le choix dans les motifs d’absence.

Pour gérer les absences, la construction d’un tableau de bord en mode Saas pour le suivi de l’absentéisme est un outil RH primordial pour évaluer son taux et en comprendre les raisons.

• Le suivi des temps de travail des collaborateurs de l’entreprise

Heures supplémentaires, forfait jour, temps partiel, … Autant de situations où le temps et la durée du travail doivent être suivis.

Il est important d’avoir des outils RH consacrés au calcul des heures supplémentaires : une feuille de temps, une feuille de pointage, ainsi que le suivi des heures pour une activité partielle.

Le suivi des temps de travail grâce à un logiciel RH permet de piloter l’activité de l’entreprise de manière précise et de garder une trace des temps passés sur un projet ou pour un client par exemple.

Avoir une bonne visibilité et une bonne maîtrise des temps de l’organisation sont des enjeux de performance de l’entreprise et de rentabilité.

Bien gérer le temps de travail grâce à un outil RH permet :

De mieux maîtriser les dépenses,
D’avoir un regard sur le retour sur investissement des différentes activités,
D’assurer la fiabilité de la paie.

2ème outil RH : Pour la gestion de la paie

La rémunération reste un facteur de motivation essentiel pour les Français. Les outils RH impactant le bulletin de paie se révèlent indispensables. Ils vont attirer les candidats, les motiver à intégrer l’entreprise, à y rester et y évoluer sur le long terme.

Le paiement en temps voulu des salaires, des primes, mais aussi le calcul des congés et des droits acquis jouent un rôle important dans le bon fonctionnement de l’entreprise.

À savoir : Le remboursement des notes de frais est un poste de dépenses important dans une entreprise, après la masse salariale.

La gestion de la paie est un élément sur lequel il est indispensable d’avoir la confiance des collaborateurs :

La paie doit être versée en temps et en heure,
Le montant doit être parfaitement exact.

Pourtant, notamment à cause des éléments variables de paie, il peut être compliqué de réaliser la paie.

L’utilisation d’un logiciel de paie présente de nombreux avantages pour un service paie :

Ne pas recommencer les mêmes manipulations répétitives et chronophages à chaque fin de mois,
Automatiser les calculs pour gagner du temps,
Éviter les erreurs de paie et travailler avec des données à jour,
S’assurer que les bulletins de paie émis sont conformes aux normes en vigueur, intégrées automatiquement dans les logiciels Saas,
Simplifier les déclarations sociales (DSN, charges, etc.),
Exporter les données de paie en comptabilité et éviter les erreurs.

3ème outil RH : Pour la prévention des risques professionnels au travail

• L’obligation de résultat de l’employeur

L’obligation de résultat en matière de santé et sécurité au travail fait partie des obligations légales auxquelles les chefs d’entreprises doivent répondre.

L’employeur doit mettre en place des actions de prévention, de formation et d’informations. Il doit également veiller à ce que l’organisation, les outils et les équipements de protection individuelle nécessaires soient conformes à l’atteinte de cet objectif.

• Le DUERP

Le DUERP, Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels, est un outil RH qui répertorie et évalue l’ensemble des risques professionnels auxquels peuvent être exposés les salariés dans chaque unité de travail.

Les risques psychosociaux restent un enjeu pour les directions des ressources humaines, ils menacent l’intégrité et la santé psychique des salariés. L’objectif est de mettre en place des actions en matière de prévention des risques professionnels et de la pénibilité au travail.

Le DUERP recense tous les risques par unité de travail, leur gravité, leur fréquence … et surtout les moyens pour éviter les risques (ceux déjà en place et ceux à mettre en œuvre).

Cet outil RH doit être mis à jour chaque année pour suivre les évolutions dans l’entreprise, les procédés de fabrication ou encore vis-à-vis des clients.

4ème outil RH : La fiche de poste

La fiche de poste est un outil RH pour remettre à plat le fonctionnement et l’organisation de l’activité. Son utilisation a pour but d’améliorer l’organisation du travail.

Elle permet de :

Structurer les équipes en délimitant les rôles, missions et responsabilités de chacun,
Clarifier les fonctions et limiter les conflits de pouvoir au sein des équipes,
Définir clairement les attendus (compétences techniques, savoir-être, savoir-faire, …) et les caractéristiques d’un poste,
Servir de repère dans le cadre d’un recrutement,
Faciliter l’intégration de nouveaux arrivants au sein de l’entreprise,
Gérer les évolutions professionnelles individuelles et/ou collectives grâce à une identification claire des compétences et du champ d’action des personnes.

Le document doit être élaboré conjointement par le salarié et son responsable hiérarchique, et être signé par les deux. La fiche de poste est évolutive et peut se modifier en fonction des changements dans l’entreprise (évolution des postes, de l’organisation, etc.).

5ème outil RH : Le parcours d’intégration

L’accueil des entreprises représente 50 % de la réussite du processus de recrutement. Il ne faut surtout pas négliger cette phase d’accueil, moment clé de la fidélisation des collaborateurs.

Pour faciliter l’intégration des nouveaux arrivants dans l’entreprise, l’outil RH qu’est le parcours d’intégration (= onboarding) doit définir :

Le poste,
Les objectifs généraux à atteindre à la fin de la période d’intégration,
La durée de l’intégration,
Les tâches à réaliser,
Les éléments à connaître et à maîtriser,
Les rendez-vous planifiés,
Le responsable hiérarchique.

À savoir : Il permet de se familiariser avec la culture d’entreprise, l’organisation et l’environnement de travail, le nouveau métier, les nouveaux collègues et les outils mis à disposition.

Le plan d’intégration passe par l’élaboration d’un planning pour prévoir et coordonner les rendez-vous de la semaine, notamment les rencontres avec les membres de l’équipe, ainsi que les tâches à effectuer.

La remise d’un livret d’accueil peut aussi favoriser l’autonomie des nouveaux arrivants, qui seront plus vite opérationnels, et faciliter leur intégration. C’est un outil RH efficace de communication interne qui comprend des informations sur :

Les caractéristiques et les valeurs de l’entreprise,
L’organisation du travail,
Les règlements divers,
Les contacts internes,
La politique de formation, de promotion interne et de rémunération,
La vie quotidienne.

6ème outil RH : Pour la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

La GPEC, acronyme de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, entre dans le cadre de la politique des ressources humaines (politique RH). Cet outil RH se rattache à la fois à la gestion des ressources humaines (GRH), à la gestion du personnel et à la gestion des carrières.

Le but est de prévoir le développement des ressources humaines (développement RH) de l’entreprise à court et moyen-terme, pour éviter les restructurations brutales, plans sociaux et licenciements.

Elle permet de construire un plan d’action, couplé aux dispositifs de formation professionnelle, pour aborder les thèmes suivants :

Organisation du travail,
Recrutement,
Formation,
Mobilité,
Gestion des talents (ou talent management).

7ème outil RH : L’entretien professionnel

Véritable outil RH de management, l’entretien professionnel entre dans le cadre de la GPEC. C’est un moment d’échange important concernant la gestion individualisée des compétences et porte sur les perspectives d’évolution professionnelle des collaborateurs. C’est un moment privilégié pour relever les besoins en formation.

Il doit être réalisé a minima tous les deux ans, à partir de la date d’embauche. Tous les salariés sont concernés, qu’importe la taille de l’entreprise (PME, TPE, grandes entreprises), le contrat de travail, le statut hiérarchique ou l’ancienneté.

Le but des entretiens professionnels est de :

Faire un état des lieux de l’évolution professionnelle du salarié et suivre les souhaits d’évolution,
Vérifier que le collaborateur a bénéficié des actions de formation nécessaires,
Favoriser l’employabilité des collaborateurs de l’entreprise.

Les informations à transmettre durant l’entretien professionnel sont :

Le bilan individuel et professionnel,
Les perspectives d’évolution de carrière,
Les objectifs relatifs au projet professionnel,
Des informations concernant la validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE),
Des conseils relatifs à l’activation du compte personnel de formation (CPF),
Les modalités de financement des formations au regard de la politique RH de l’entreprise,
D’éventuels correctifs pour améliorer la vie en entreprise.

8ème outil RH : L’entretien annuel

Attention à ne pas confondre l’entretien annuel d’évaluation avec l’entretien professionnel !

L’entretien professionnel fait partie des obligations légales, ce qui n’est pas le cas pour l’entretien annuel d’évaluation. Cependant, une convention collective peut imposer l’organisation d’entretiens annuels.

L’évaluation prend souvent la forme d’un entretien annuel entre le salarié et son supérieur hiérarchique (le plus souvent le manager) pour :

Faire un bilan du travail accompli et de l’année écoulée,
Faire le point sur la réalisation des objectifs fixés,
Identifier les axes d’amélioration du salarié,
Discuter des objectifs pour l’année à venir.

Une grille d’évaluation peut servir de support à l’entretien, avec des critères objectifs et transparents pour mesurer l’adéquation des aptitudes professionnelles du salarié à l’exigence du poste. Elle est transmise par le service RH au manager et au salarié, chacun d’eux complètent cette grille. Ils confrontent ensuite leur point de vue.

Attention : Toute question relative à la vie privée du salarié est interdite car elle constitue une discrimination.

Le salarié peut profiter de cet entretien pour faire part de ses souhaits : une augmentation de salaire, une promotion professionnelle, une demande de mobilité interne, l’attribution d’un avantage en nature, une évolution de carrière, la mise en place de télétravail, un aménagement d’horaires, etc.

L’employeur n’est pas obligé de remettre un compte-rendu écrit au salarié, sauf si la convention collective le prévoit. Si un compte-rendu lui est remis, le salarié n’est pas obligé de le signer. Le salarié n’est pas autorisé à être assisté par des représentants du personnel pendant l’entretien.

Un logiciel spécialiste de gestion des entretiens annuels et professionnels comme Javelo permet d’automatiser la gestion de ces processus. Il permet également de s’assurer d’être en conformité en cas de contrôle, et apporte des données actionnables pour prévoir des plans d’actions adaptés aux besoins de chaque collaborateur pour développer la performance et fidéliser.

9ème outil RH : Le plan de développement des compétences

L’élaboration d’un plan de développement des compétences, autrefois appelé plan de formation, a pour but de recenser l’ensemble des actions de formation mises en place par l’employeur pour ses salariés : les actions de formation réalisées, planifiées et envisagées y sont répertoriées.

La formation est l’un des enjeux de la fonction RH. Plus l’entreprise grandit, plus la gestion des compétences devient nécessaire.

À savoir : Le plan doit être construit à partir du recueil des besoins en formation, c’est-à-dire le différentiel constaté entre les compétences acquises et celles à acquérir.

Il est inscrit dans un document formalisé pour une durée déterminée, avec les actions de formation à mener en tenant compte à la fois des orientations stratégiques et des objectifs.
Une cartographie des compétences disponibles dans l’entreprise peut être réalisée grâce à un logiciel de gestion des compétences.

10ème outil RH : Le tableau de bord RH

La fonction RH n’échappe pas à la transformation numérique des entreprises.

La digitalisation des services RH et des outils RH offre de nombreux avantages :

Gain de temps, notamment pour les tâches administratives,
Amélioration de l’expérience collaborateur, avec la centralisation de leurs documents personnels et professionnels sur une seule plateforme,
Moins de risque d’erreur humaine (avec notamment la mise en place d’alertes, mais attention aux erreurs de saisie),
Plus écologique : avec la dématérialisation, moins de documents imprimés,
Meilleur suivi des salariés tout au long de la durée de vie du contrat de travail,
Meilleure protection des données personnelles,
Etc.

• L’exploitation des indicateurs RH

Les tableaux de bord RH sont des documents synthétisant un ensemble d’informations et d’indicateurs RH. Le but est de centraliser des données fiables et pertinentes.

La construction d’un tableau de bord opérationnel permet ainsi de suivre des indicateurs rationnels, notamment :

Le taux d’absentéisme (c’est-à-dire le rapport entre le nombre d’heures d’absence au travail et le nombre d’heures de présence de l’ensemble des salariés au cours d’une certaine période. Attention : Les congés payés ne sont pas pris en compte dans l’absentéisme),
Les accidents du travail,
Les arrêts maladie,
Les retards,
Les jours de grève,
Les contentieux au conseil de prud’hommes,
Les conflits individuels ou collectifs,
L’ancienneté moyenne,
Le taux de rétention à un an,
Le taux de rotation du personnel (= taux de turn-over),
Le taux d’embauche,
Le taux de démission,
Le taux de licenciement,
Les départs volontaires,
Les demandes de mobilité interne, de mutation ou de changement de services,
Etc.

Ainsi, tous les métiers des ressources humaines (métiers RH) peuvent profiter de ces données :

Le directeur des ressources humaines / la directrice des ressources humaines,
Le / la responsable des ressources humaines (responsable RH),
L’assistant ressources humaines (assistant RH) / L’assistante ressources humaines (assistante RH),
Le management des ressources humaines (management RH).

La direction des ressources humaines (DRH) analyse les données collectées pour piloter les actions RH à mettre en œuvre en adéquation avec les objectifs fixés.

Le tableau de bord RH peut être un appui pour la réalisation d’autres documents RH, et notamment le bilan social. Cet outil RH comporte des informations sur :

L’emploi,
Les rémunérations et les avantages sociaux,
Les conditions de santé et sécurité au travail,
Les autres conditions de travail,
La politique de formation,
Les relations professionnelles,
Le nombre de salariés détachés,
Le nombre de travailleurs détachés accueillis,
Les conditions de vie des salariés et de leurs familles.

• L’utilisation d’un logiciel SIRH

Pour faciliter la création d’un tableau de bord, un logiciel SIRH (Système d’information de gestion des Ressources Humaines) peut être utilisé. Il centralise plusieurs logiciels RH pour offrir une vision à 360°. Cet outil RH collecte les données, analyse et propose des indicateurs RH en temps réel.

Souvent collaboratif, il permet de responsabiliser les équipes, managers et salariés dans la gestion administrative quotidienne.

Exemples de logiciels RH : Sigma, Lucca, Cegid.

De plus, le portail RH est l’une des composantes d’un SIRH. Grâce à cet outil RH, les salariés ont accès à leurs informations personnelles et professionnelles sur une plateforme, et le service des ressources humaines (service RH) gère plus facilement le dossier de chaque collaborateur. Cet outil RH améliore la gestion du personnel et la gestion des carrières. Les processus administratifs deviennent moins lourds ce qui induit une meilleure expérience collaborateur.

Que retenir de ces 10 outils RH incontournables ?

La bonne utilisation de ces 10 outils RH permet d’améliorer la performance RH, tout en répondant aux besoins de l’entreprise. Chaque outil RH participe à optimiser la gestion RH, notamment concernant : la marque employeur, le recrutement, la gestion du personnel, la gestion de la formation mais aussi le climat social. Bien sûr ce ne sont pas les seuls, il en existe d’autres, et de nouveaux outils font leur apparition chaque année. À vous d’être curieux de les découvrir !

Si vous vous sentez perdu, l’externalisation RH peut être une solution. Des cabinets de conseil RH peuvent vous accompagner dans la découverte et la mise en place d’un outil RH (ou plusieurs !). Des consultants experts RH sont à votre écoute pour vous aiguiller et vous accompagner sur vos problématiques RH.

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