L’externalisation RH, aussi appelée l’outsourcing RH, est un processus qui consiste à déléguer, durablement ou de façon ponctuelle, les tâches de gestion des ressources humaines à une entreprise externe, que ce soit une prise en charge partielle ou totale.

L’externalisation RH est une approche stratégique qui peut vous aider à améliorer la gestion de vos ressources humaines et atteindre vos objectifs organisationnels.

L’externalisation RH peut concerner :

l’exploitation complète ou partielle d’un logiciel de gestion des ressources humaines,
la prise en charge d’un ou plusieurs processus RH,
la gestion d’une fonction RH comme la paie, le recrutement, la formation professionnelle ou encore l’administration du personnel.

Ce processus est souvent mis en place dans les entreprises qui ne disposent pas d’une équipe interne dédiée à la gestion des ressources humaines, ou dans les entreprises qui souhaitent réduire leurs coûts internes.

Certaines entreprises externalisent toutes leurs fonctions RH, tandis que d’autres ne choisissent que quelques-unes de leurs fonctions, comme la gestion du personnel ou la formation professionnelle.

À savoir : L’externalisation RH complète est la situation dans laquelle une entreprise externalise toutes les activités du domaine des ressources humaines à une autre entreprise.

• Différentes approches d’externalisation des ressources humaines

La sous-traitance RH

La sous-traitance RH consiste pour une entreprise à externaliser une ou plusieurs fonctions RH à un prestataire de services externe et expert, par exemple :

l’externalisation de la paie avec un gestionnaire de paie,
la formation professionnelle avec un formateur extérieur à l’entreprise,
ou le recrutement via un cabinet de recrutement.

Le consulting RH

Le consulting RH revient à confier une mission déterminée et limitée dans le temps à un cabinet de consulting ou à un consultant RH, par exemple :

le recours à un logiciel SIRH (Système d’Information Ressources Humaines)
ou la réalisation d’un diagnostic RH.

Le temps partagé

Le temps partagé permet de bénéficier d’un expert RH quelques jours par semaine ou par mois selon les besoins et la charge de travail.

Le responsable RH en temps partagé peut être sur le site de l’entreprise ou à distance.

Quels sont les avantages de recourir à l’externalisation RH ?

Pourquoi externaliser la gestion des ressources humaines ? Découvrez ci-dessous 5 avantages à franchir le pas !

• Se concentrer sur l’activité principale de l’entreprise

Le recours à l’externalisation RH permet de libérer les équipes internes des tâches administratives sans plus-value de la gestion des ressources humaines, leur permettant ainsi de se recentrer sur leur cœur de métier et les activités à forte valeur ajoutée :

la qualité de vie au travail (QVT),
la gestion des talents et du capital humain, notamment la fidélisation,
la gestion des compétences avec la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC),
la négociation sociale,
le renforcement de la marque employeur,
etc.

L’externalisation de la gestion des ressources humaines permet ainsi de se concentrer sur les activités principales de l’entreprise et de déléguer les tâches annexes. En effet, piloter les ressources humaines demande beaucoup de temps et de compétences. En externalisant cette fonction, les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et ainsi maximiser leur productivité et la performance de l’entreprise.

• Bénéficier de l’expertise d’une équipe dédiée

L’externalisation RH permet de bénéficier de l’expertise et de l’expérience professionnelle d’une entreprise spécialisée dans la gestion des ressources humaines.

L’externalisation RH permet en effet d’accéder à un certain nombre de compétences RH plus larges et de bénéficier de l’expérience de professionnels du domaine. En effet, les prestataires de services en ressources humaines ont généralement une expérience et des connaissances approfondies dans ce domaine. Ils sont donc mieux à même de gérer les ressources humaines de l’entreprise.

L’accompagnement personnalisé, opérationnel et sur-mesure proposé est un véritable atout.

D’après une étude publiée en 2018 par le cabinet de conseil RH Aon, plus de la moitié des entreprises françaises ont déjà eu recours à des prestataires externes pour leurs services RH.

Cette tendance s’explique notamment par le fait que les entreprises françaises sont de plus en plus nombreuses à opter pour une organisation en mode projet, avec des équipes souvent dispersées géographiquement. Dans ce contexte, il est devenu difficile pour les DRH de toutes les entreprises de gérer en interne l’ensemble des processus RH.

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• Réduire les coûts

Dans certains cas, l’externalisation RH permet une réduction des coûts internes liés à la gestion des ressources humaines, notamment en termes de salaires et de charges sociales.

En effet, avoir dans la masse salariale de l’entreprise une ou plusieurs personnes consacrées à plein temps à la gestion des ressources humaines peut valoir plusieurs dizaines de milliers d’euros par an.

L’entreprise peut ainsi faire des économies par rapport à un processus de recrutement en interne.

Toutefois, le coût de l’externalisation RH peut varier considérablement selon les entreprises, les fonctions RH choisies et les résultats souhaités.

• Gagner du temps et de la flexibilité

Externaliser la gestion des ressources humaines représente un gain de temps pour les entreprises. En effet, certains processus de la gestion RH, comme les rémunérations ou encore les recrutements et le sourcing des candidats, prennent beaucoup de temps.

Les professionnels RH disposent des outils et des méthodes pour effectuer ces missions de manière efficace.

L’externalisation RH permet aussi de bénéficier d’une flexibilité accrue. En effet, les entreprises spécialisées dans la GRH sont en mesure de s’adapter rapidement aux besoins changeants de l’entreprise. Le prestataire doit être en mesure de fournir un suivi personnalisé et de répondre rapidement aux demandes de l’entreprise.

Quels sont les domaines RH les plus et les moins externalisés par les entreprises ?

• Les domaines RH les plus externalisés

Les services RH que l’on peut externaliser sont en particulier les tâches administratives sans véritable valeur ajoutée, notamment :

la gestion de la paie : pour éviter les erreurs sur les bulletins de paie, payer les salariés et réaliser les déclarations sociales obligatoires auprès des différentes caisses,
la gestion administrative du personnel,
les recrutements,
la gestion de la formation professionnelle : pour assurer la montée en compétence du collaborateur,
la gestion du temps : gérer les demandes de congés des collaborateurs, planifier les congés et gérer les absences ;
la gestion des notes de frais,
etc.

Pour identifier les tâches qu’il est possible d’externaliser, vous pouvez utiliser la règle des 4C :

complexe : la nécessité d’une expertise ou d’une technicité particulière,
chronophage : un temps de traitement important,
critique : le risque encouru en cas d’erreur,
circonscrite : se limite à un service particulier.

• Les domaines RH les moins externalisés

Cependant, d’autres activités RH sont plus compliquées à externaliser à un prestataire externe :

Les missions relatives à la stratégie RH en elle-même et à la culture d’entreprise sont de la responsabilité du chef d’entreprise comme la politique de rémunération ou le développement des compétences, même si un prestataire RH peut aider et prodiguer des conseils pour la conduite du changement, notamment grâce à la réalisation d’un diagnostic RH ;

La mise en place du CSE revient également au chef d’entreprise dans le cadre du dialogue social avec les collaborateurs et les partenaires sociaux ;

La fonction de management RH mérite de rester en interne et de ne pas être externalisée au vu de son importance et de son statut de pivot dans l’entreprise, par exemple la réalisation des entretiens professionnels.

Comment bien choisir votre prestataire RH ?

• Définir clairement votre besoin

Avant de décider d’externaliser les ressources humaines, il est important de bien définir les besoins dont vont découler les objectifs en fonction de la stratégie d’entreprise.

Qu’il s’agisse de TPE, PME ou grandes entreprises, le recours à l’externalisation RH peut être opportun au cours de la vie de l’organisation.

À savoir : Il est possible pour les TPE et PME de bénéficier d’aides financières pour votre accompagnement RH, avec une prise en charge totale ou partielle de la prestation de conseil RH (PCRH).

Par exemple, si vous souhaitez améliorer la gestion des talents, vous devez rechercher des consultants en GRH qui proposent des solutions RH telles que :

le développement des compétences,
la gestion des carrières,
etc.

L’accompagnement d’un prestataire externe permet aussi de veiller au respect des obligations légales (droit social, droit du travail, déclarations, charges, gestion sociale, …) et d’assurer la conformité sociale.

• Les critères à prendre en compte lors du choix du prestataire

Comment externaliser la fonction ressources humaines ? Pour bien choisir votre prestataire de gestion des ressources humaines, il est essentiel de vérifier que ce dernier a une bonne connaissance du secteur d’activité de l’entreprise. En effet, chaque secteur a ses propres spécificités en termes de gestion des ressources humaines. Il doit s’adapter aux besoins de l’entreprise.

Les critères à prendre en compte lors du choix du prestataire pour l’externalisation RH sont les suivants :

le niveau de qualité des services proposés,
le coût des prestations : il varie selon le volume de la mission, sa complexité et sa durée, la réalisation sur site ou à distance,
le niveau d’expérience professionnelle et de compétence du prestataire,
la fiabilité et la flexibilité du prestataire.

À savoir : mRHq est une agence RH généraliste qui peut vous accompagner dans la gestion quotidienne de vos ressources humaines.

• Bien communiquer avec votre prestataire RH

Si vous souhaitez recourir à la sous-traitance RH, il est important de bien choisir votre prestataire mais aussi de mettre en place des processus de communication clairs afin que cette collaboration se passe dans les meilleures conditions possibles.

En effet, l’entreprise et le prestataire doivent être en mesure de communiquer efficacement afin de faciliter la collaboration. Il convient de définir :

les canaux de communication à utiliser,
les modalités de communication
les responsabilités de chacun.

La communication doit être transparente et régulière pour établir une relation de confiance avec lui. Vous devez être à l’aise avec votre interlocuteur dans vos relations humaines, il doit être en phase avec les valeurs de l’entreprise.

Le prestataire spécialisé en ressources humaines doit faire preuve de réactivité, de disponibilité et d’écoute active.

Il est important de garder à l’esprit que l’externalisation des ressources humaines n’est pas une solution RH miracle. Elle ne peut pas résoudre tous les problèmes de l’entreprise et il est important de travailler en étroite collaboration avec le prestataire externe pour s’assurer que les objectifs de l’entreprise sont bien atteints.

À savoir : Faire appel à un prestataire externe ne signifie pas une perte de contrôle totale des métiers RH et une dépendance complète au prestataire. Ces appréhensions sont légitimes et doivent guider la gestion de projet lors de la mise en place de l’externalisation RH pour conserver une vision collaborative. Vous devez garder un certain degré de contrôle et de supervision.

Il est important d’assurer en interne le suivi des missions confiées au professionnel en sous-traitance, pour vérifier la qualité des prestations rendues et les délais de livraison. Il faut également s’assurer de la confidentialité et de la sécurisation des données qui circulent dans le cadre de l’externalisation RH.

• L’utilisation d’outils RH

Le prestataire externe peut être doté de tous les outils nécessaires à la gestion administrative de la fonction RH.

En effet, de nombreux outils RH peuvent aider à externaliser des tâches et processus RH chronophages, notamment grâce à l’automatisation. Cela va de plus améliorer l’expérience collaborateur.

L’utilisation d’un SIRH, un Système d’Information Ressources Humaines, fait partie des solutions RH digitales qui permettent de gérer tous les outils RH au même endroit.

La dématérialisation des processus administratifs (bulletins de paie, notes de frais) participe à une meilleure gestion des ressources humaines. Le recours à un logiciel RH permet aussi au management RH de visualiser le parcours des collaborateurs.

Que retenir de ces raisons de franchir le pas de l’externalisation RH ?

En l’absence de service RH (la DRH) au sein de l’entreprise, il est opportun de se poser la question du fait d’externaliser en faisant appel à un prestataire RH. Opter pour l’externalisation RH est l’un des choix stratégiques les plus importants pour une entreprise. Cela permet de bénéficier d’une gestion plus efficiente et performante des ressources humaines grâce des consultants experts spécialisés en la matière.

Contactez l’agence mRHq pour votre externalisation RH !