13 étapes pour organiser votre séminaire professionnel

Séminaire professionnel : Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?

Qu’est-ce qu’un séminaire professionnel ? 

Un séminaire d’entreprise rassemble tout ou partie des salariés d’une entreprise généralement en dehors de ses locaux. Pendant une demi-journée ou plus, les participants échangent autour d’un projet commun ou d’une problématique donnée. Les séminaires d’entreprise sont souvent organisés dans des environnements agréables et cosy, et parfois même à l’étranger. Ces événements sont divisés entre sessions de travail et activités de détente.

Un séminaire d’entreprise permet de : 

• stimuler la créativité et la productivité des collaborateurs,
• faire un bilan de la période achevée,
• aider à accroître les compétences,
• fixer des nouveaux objectifs,
• encourager les employés à faire plus ample connaissance,
• favoriser l’échange et la cohésion d’équipe,
• récompenser ses salariés.

Les événements professionnels peuvent concerner : 

• les salariés, 
• les managers,
• les actionnaires, 
• les clients, 
• les relais d’opinion.

Le séminaire d’entreprise n’est pas qu’une simple réunion de travail. L’objectif de ces journées d’étude est de pouvoir échanger sur un ou plusieurs sujet(s) stratégique(s) et d’apporter un dépaysement aux salariés. C’est une occasion pour couper avec le lieu de travail et la routine quotidienne.

Organiser un événement interne nécessite de nommer un responsable de projet interne ou de déléguer cette mission à une agence spécialisée. Il est important de désigner un chef d’orchestre pour superviser toutes les étapes de l’organisation d’un séminaire : de la prise de brief jusqu’au jour J.

En interne, l’entreprise peut confier ce projet à : 

• un(e) chargé(e) de communication,
• un(e) assistant(e) de direction,
• un(e) happiness manager,
• un(e) chef(fe) d’entreprise est aussi en capacité de prendre en charge cette mission.

Pour gagner en temps et en tranquillité, une entreprise peut également faire appel à une agence événementielle :

• elle vous aide à cerner votre besoin,
• elle vous accompagne dans votre choix de séminaire,
• elle vous propose des prestataires de confiance et des devis adaptés,
• elle vous apporte son expertise dans la gestion d’événements,
• elle respecte scrupuleusement votre cahier des charges.

Selon l’objectif, les séminaires d’entreprise peuvent se dérouler sur une soirée, une journée, un week-end ou même plusieurs jours.

Séminaire professionnel : quels sont les différents types d’événements ?

Il existe de nombreux séminaires. Afin de choisir le bon format, il est essentiel de vous poser les bonnes questions avant de vous lancer dans l’organisation : 

• quel est l’objectif principal recherché ?
• à qui s’adresse l’événement (interne et/ou externe) ?
• est-ce un événement digital ou physique ?

Séminaire de travail

Il concerne les personnes d’une même société. Le but du séminaire de travail est de réunir l’ensemble ou une partie des salariés pour échanger autour de différents sujets (organisation, objectifs, stratégie, portefeuille client etc.). Le séminaire de travail est généralement sur 1 ou 2 jour(s). Il permet d’accroître la performance de l’entreprise et de développer la cohésion interne. Pour accroître l’efficacité de votre événement, il est possible de faire appel à un intervenant externe. C’est un bon moyen pour dynamiser vos sessions de travail et pour apporter des connaissances supplémentaires à vos équipes.

Séminaire de direction

Il se déroule en petit comité sous la forme d’une plénière. Il rassemble uniquement les dirigeants de l’entreprise et les cadres supérieurs. Ils profitent de cette occasion pour :

• réaliser un bilan et analyser les résultats obtenus durant l’année,
• lancer une nouvelle stratégie,
• fixer de nouveaux objectifs,
• aborder des sujets de fond,
• etc.

Séminaire de management

Il concerne les cadres, les managers et tous les responsables d’équipe. Ces personnes occupent une place importante dans l’entreprise. Elles sont responsables de la réalisation des résultats demandés et ont un impact crucial sur l’ambiance générale.

Les objectifs d’un séminaire de management sont de :

• sensibiliser à de nouvelles méthodes de travail,
• développer les compétences managériales,
• communiquer sur les nouveaux objectifs à atteindre,
• etc.

Séminaire d’intégration

Il est organisé pour intégrer les nouvelles recrues d’une entreprise. C’est le moment pour tisser des liens, découvrir l’entreprise et ses valeurs. Rien de mieux pour prendre ses marques ! Les nouveaux collaborateurs découvrent :

• les méthodes de travail,
• la culture d’entreprise,
• la marque employeur.

Séminaire de formation

Proposer des formations est un bon moyen de rester compétitif et de renforcer les compétences de vos salariés. Cela permet de fédérer vos équipes et d’apporter une vraie valeur ajoutée à votre entreprise.

Séminaire de commerciaux

Il s’adresse à la force de vente. Les commerciaux d’une même société, ou d’un même groupe, se retrouvent pour parler stratégie et chiffres. Ils analysent les résultats obtenus et définissent les axes d’amélioration.

Séminaire de motivation et de cohésion (autrement appelé séminaire team building)

Le but est de motiver les troupes et de souder la cohésion d’équipe. Il renforce les liens existants entre les salariés et donc améliore les performances collectives.

Ce type de séminaire est généralement ludique. Des activités team building sont proposées. Les salariés partagent un moment de détente et relâchent la pression.

Séminaire de rentrée

Ce séminaire incontournable intervient en début d’année scolaire, en septembre. Il permet de :

• communiquer sur les projets à venir dans une ambiance chaleureuse et conviviale,
• reprendre le travail en douceur,
• faire plaisir aux collaborateurs,
• intégrer les nouvelles recrues,
• etc.

Séminaire résidentiel

C’est une journée d’étude qui a lieu en plein air. C’est une réelle coupure avec le cadre de travail. Le séminaire est organisé pour diverses raisons :

• un retour de vacances, 
• la programmation d’un lancement de produit,
• des formations,
• l’intégration de nouveaux collaborateurs.

Séminaire professionnel : quelles sont les étapes à ne pas oublier ?

Pour qu’un événement soit une réussite, une check-list est nécessaire pour gérer au mieux chaque étape.

1. Définition du besoin, prise de brief

Le brief autrement appelé « cahier des charges », permet de délimiter toutes les informations importantes liées à votre projet d’organisation de séminaire. Plus le brief est complet, moins il y a de chances de se tromper.

2. Élaborer un rétroplanning

Un rétroplanning permet de suivre toutes les étapes d’un séminaire. Il assure le bon déroulement de l’événement. Il est souvent construit en trois étapes : avant, pendant et après l’événement.

3. Déterminer une date et un horaire

Cette première décision à prendre est importante. Prenez en compte : 

• les disponibilités de votre audience,
• les vacances scolaires,
• les jours fériés, 
• les autres événements dans la région.

4. Établir une liste d’invités : 20, 100, 200 ou plus ?

Avant d’établir une liste d’invités, il faut savoir pour quelles raisons vous organisez un séminaire d’entreprise. Inviter les bonnes personnes vous permet d’atteindre les résultats recherchés. 

Pour faciliter votre gestion, utilisez un tableau de bord ou un document Excel avec les éléments suivants : 

• le nom et le prénom,
• la fonction,
• les coordonnées,
• la date d’envoi et de relance de l’invitation,
• la présence à l’événement ou non,
• besoin d’un hébergement ou non,
• des intolérances alimentaires ou non.

Cela vous permet d’avoir une vision plus claire.

5. Définir une destination et un lieu

Trouver un lieu idéal pour organiser des séminaires n’est pas une tâche facile. Il faut pouvoir sortir du cadre de travail habituel sans oublier l’objectif fixé.

Certains choisissent des lieux atypiques et originaux, d’autres des lieux plus classiques.

Voici quelques idées pour allier détente et travail : 

• les châteaux et lieux historiques, 
• un lieu en pleine nature avec un cadre exceptionnel,
• l’hôtel séminaire (ex : pour des soirées d’entreprise),
• un manoir (ex : pour des soirées de gala),
• les salles de séminaires personnalisées,
• un centre des congrès, 
• un parc des expositions,
• un espace de coworking.

Selon le but du séminaire, pensez à vérifier si le lieu est équipé : 

• d’un auditorium,
• d’une connexion wifi haut-débit (préférable pour des séances de travail),
• de plusieurs salles entièrement équipées (matériel de sonorisation, micros, vidéo-projecteur),
• etc.

La destination doit correspondre à l’image de l’entreprise. Pour vous aider, de nombreuses plateformes en ligne gratuites recensent des milliers de lieux, en France et à l’étranger :

• Aleou, 
• Snap Event, 
• 1001 salles,
• etc.

Quel que soit le lieu, vérifiez la capacité d’accueil. Si les espaces sont trop petits, les participants se retrouveront les uns sur les autres et ne retiendront que cet aspect négatif.

6. Établir et suivre un budget

Pour suivre et respecter votre budget, certains critères sont à prendre en compte  : 

• le choix du lieu (décisif pour votre événement d’entreprise), 
• la durée de l’événement (ex : une demi-journée, une soirée),
• le nombre de participants,
• la prise en charge des transports,
• la restauration (pause-café, déjeuner),
• l’hébergement,
• les animations / les activités,
• etc.

7. Solliciter et gérer la relation avec les prestataires

Organiser des séminaires c’est faire appel à plusieurs prestataires, notamment : 

• un lieu de réception : pour la location d’une salle et/ou la location d’un espace de travail, 
• un hôtel : pour l’hébergement, la location d’une salle de séminaire et/ou la partie restauration,
• un traiteur : pour les petits ou les grands repas, les traiteurs sont une bonne alternative. Ils regorgent d’idées pour organiser vos événements privés. Buffets, apéros dînatoires, banquet, vous avez le choix pour satisfaire vos convives,
• une agence team-building : pour organiser une activité ludique,
• un photographe : pour immortaliser vos moments forts,
• une société de transport : pour faciliter les déplacements de vos invités,
• un orchestre, un DJ : pour vivre une ambiance mémorable et festive,
• une société de sonorisation et/ou d’éclairage : pour assurer la partie technique (matériels, lumières, etc.).

Il est important d’entretenir une bonne communication avec les prestataires. Vous allez collaborer main dans la main durant toute la construction de votre séminaire. 

8. Choisir les activités

Les séminaires de travail doivent marquer les esprits. Selon leur nature, une activité de team building peut être organisée. La tendance est aux concepts originaux. Néanmoins les activités traditionnelles ont toujours le vent en poupe.

Voici quelques idées :

• un atelier gastronomique,
• une dégustation de vin dans des vignes,
• une murder-party,
• un escape game,
• du karting, 
• un rallye photo,
• une chasse au trésor,
• une sortie culturelle,
• des olympiades,
• des activités sportives,
• etc.

9. Réaliser et envoyer les invitations

Pour annoncer votre événement aux invités, une invitation est nécessaire. Plusieurs éléments clés doivent y figurer : 

• le logo de l’entreprise,
• la date et l’horaire, 
• le lieu,
• le motif,
• le programme,
• vos coordonnées,
• un lien d’inscription,
• une date limite de réponse.

Inutile de fournir une multitude d’informations, allez au plus simple. 

N’hésitez pas à ajouter votre petite touche en utilisant le ton qui vous correspond : formel ou décontracté ! Personnalisez vos invitations aux couleurs de votre charte graphique pour qu’elles reflètent votre culture d’entreprise.

Invitation papier, électronique ou vidéo : vous avez l’embarras du choix. Tout dépend de l’effet que vous souhaitez donner.

• Le mail est un moyen efficace, accessible et rapide,
• Le carton d’invitation papier est qualitatif, élégant et professionnel, 
• L’invitation vidéo est tendance et parfaite pour faire briller votre entreprise !

10. Construire une rooming list

Une fois l’hôtel trouvé, place à la rooming list ! 

De quoi s’agit-il ?

C’est un document qui prend la forme d’un tableau. Il contient l’emplacement des personnes dans les chambres de l’hôtel. On y retrouve : 

• le nom et le prénom,
• le genre (masculin ou féminin),
• le type de chambre (single, twin, double),
• le nom du binôme (en cas de chambre twin ou double), 
• le numéro de chambre, 
• la date d’arrivée (check-in), 
• la date de départ (check-out).

Ce document est demandé par les établissements deux semaines avant la date d’arrivée du groupe. Il sert à faciliter le check-in et le bon déroulement du séjour.

Pour réduire les coûts d’hébergement, vous pouvez opter pour des chambres twin (deux lits jumeaux) ou doubles (un grand lit). Vous êtes donc dans l’obligation de composer des duos :

• par habitudes de vie de vos collaborateurs (ex : les fêtards ensemble),
• par hiérarchie,
• par ville ou région,
• par répartition aléatoire : cela permet à vos équipes de faire plus ample connaissance. 

11. Créer des supports de communication

Selon le séminaire, vous pouvez être amené à créer des supports de communication :

• des menus, 
• des badges pour identifier les participants,
• des numéros de table, 
• de la signalétique pour guider les invités,
• le programme de la soirée, de la journée ou du séjour,
• un mur d’images ou vidéos pour capter l’attention des invités (ex : présentation de l’entreprise ou de vos valeurs),
• des goodies (gobelets etc.)

Les supports participent à la visibilité de votre événement et permettent de véhiculer votre image de marque.

12. Élaborer un plan de table et aménager la salle

Les invités aiment être pris en charge lors d’événements. Ils sont plus détendus et sereins. Le plan de table va aider vos convives à se placer et éviter les désagréments. Il évite les mauvais placements. 

Il est très utile pour les grands événements. L’objectif est de créer une atmosphère propice à la collaboration. 

13. Faire le bilan de l’événement

C’est la fin du séminaire, il est temps de faire votre bilan. Vous pouvez envoyer un compte rendu aux participants, accompagné d’un mot de remerciement pour leur présence. S’il y a eu des photos, c’est le moment de les partager.

Que retenir de ces 13 étapes pour organiser votre séminaire professionnel ?

Les séminaires d’entreprise sont un bon moyen d’établir le contact entre vos collaborateurs. Ils contribuent à la performance de votre entreprise. La réussite de l’événement repose bien souvent sur la qualité des interventions, surtout s’il s’agit d’un séminaire de type team building ou destiné à l’intégration de nouvelles recrues.