Plan de recrutement : quelles sont les 5 étapes pour le construire efficacement ?

Établir un plan de recrutement au sein de votre entreprise

Qu’est-ce qu’un plan de recrutement ?

Tout processus de recrutement nécessite de commencer par un plan de recrutement. Il permet à l’équipe de recruteurs d’avoir une bonne base de recrutement pour attirer les meilleurs talents. Il est indispensable pour gérer de nombreuses campagnes en restant organisé et efficace. Réaliser un plan de recrutement revient à construire une feuille de route détaillant les différentes étapes et actions à mettre en place pendant le processus d’embauche.

Cette démarche permet de rationaliser le processus de recrutement. Elle énumère les différentes stratégies choisies par le recruteur pour identifier et contacter les bons candidats, les sélectionner et les rencontrer.

Un plan de recrutement clair et organisé permet : 

• aux ressources humaines,
• aux cabinets de recrutements,
• aux autres spécialistes du recrutement,

d’avoir de la visibilité sur le processus de recrutement et son avancée.

Comment élaborer un plan de recrutement ?

Élaborer un plan de recrutement implique de définir en amont les étapes et les méthodes utilisées tout au long du processus de recrutement. Ces dernières vont permettre : 

• d’identifier, 
• de qualifier,
• de sélectionner les meilleurs talents.

Construire un plan de recrutement revient donc à peaufiner certaines étapes indispensables à tout process de recrutement comme : 

• la définition des besoins de l’entreprise,
• le sourcing des candidat(e)s,
• le tri et la sélection des candidatures,
• la conduite des entretiens,
• la formulation de la proposition d’embauche,
• l’embauche et l’intégration.

Examinons plus en détail les étapes essentielles à définir au moment d’élaborer un plan de recrutement.

– Étape 1 : Définir les besoins de l’entreprise

Comme chacun le sait, chaque entreprise dispose d’un contexte et de besoins spécifiques. Pour recruter le bon candidat, il y a une stratégie bien définie à suivre. Un recruteur doit avant tout cerner les objectifs du recrutement, la raison d’être du poste et les moyens dont dispose l’entreprise. Il doit aussi comprendre ses exigences, ses besoins et ses attentes. L’objectif ultime pour recruter des candidats est de “placer la bonne personne au bon endroit”, en évitant les erreurs de casting.

Profitez des différents meetings effectués avec les responsables en entreprise pour cerner en profondeur l’environnement de travail de l’équipe qui recrute. Renseignez-vous sur les missions confiées à la nouvelle recrue, les collègues qui prendront part au processus de recrutement. N’oubliez pas d’évoquer quelques aspects techniques essentiels comme : 

• la rémunération envisagée pour le poste, 
• la date de prise de poste souhaitée,
• etc.

– Quelques exemples de questions à poser au manager pour bien définir ses besoins

• S’agit-il d’une création ou reprise de poste ? 
• Si c’est une reprise, quel(le) employé(e) souhaite-t-on remplacer et pourquoi ?
• Si c’est une création de poste, quel besoin ce poste vient-il combler ? Quelle est la valeur ajoutée du poste ? 
• Quelles sont les qualités indispensables à posséder pour réussir à ce poste ?
• Dispose-t-on des compétences requises pour ce poste en interne, ou a-t-on besoin de recruter de nouveaux collaborateurs ?
• La prise de poste nécessitera-t-elle le suivi d’une formation particulière ?
• Quelle est la date d’intégration souhaitée ?

– Étape 2 : Déterminer le budget alloué au recrutement

Autre point essentiel à ne pas négliger : définir clairement le budget dédié au recrutement en question. Ce budget doit inclure bien entendu la rémunération envisagée pour le poste, mais également le coût du recrutement en lui-même ! Selon le budget dont dispose un recruteur, les leviers qu’il mobilise ne seront pas les mêmes.

Tâchez d’être le plus exhaustif possible dans la définition de votre budget ! Par exemple, incluez chaque dépense éventuelle : 

• le coût d’utilisation de certains jobboards,
• le temps passé à recruter, 
• les éventuelles ressources externes mobilisées, 
• le coût de présence à un salon, 
• les annonces sponsorisées sur un média social comme LinkedIn notamment.

Plus vous êtes précis et exhaustif, moins vous vous exposez aux mauvaises surprises !

– Étape 3 : Définir les leviers de recrutement à activer

Il existe aujourd’hui de multiples leviers de recrutement : 

• diffusion d’annonces sur des jobboards (comme Indeed),
• cooptation, 
• cvthèque,
• réseaux sociaux professionnels (Linkedin étant le plus connu),
• salons professionnels, 
• campagne de recrutement,
• recrutement interne.

Cependant, en fonction du profil recherché, certains canaux de sourcing seront plus pertinents que d’autres.

Par exemple, une TPE/PME ayant besoin de recruter régulièrement des jeunes talents (alternants, stagiaires ou jeunes diplômés) aura besoin de gagner en visibilité auprès de certaines écoles. Pour y arriver, elle peut participer aux évènements organisés par ces écoles, nouer des partenariats avec les responsables pédagogiques, investir les réseaux sociaux pour atteindre une cible plus jeune.

À l’inverse, il peut y avoir des recrutements plus stratégiques. Une entreprise ayant besoin de recruter des profils rares peut se servir du réseau de ses collaborateurs. Elle opte alors pour la cooptation par exemple ou le bouche-à-oreille. Quoi qu’il en soit, il est absolument essentiel, pour un recruteur, d’identifier les bons canaux de sourcing à utiliser pour sélectionner les candidats adéquats.

– Étape 4 : Quelques points à considérer pour définir ses méthodes de sourcing

• Quels sont les jobboards les plus adaptés pour le profil recherché ? Selon le profil visé, le secteur d’activité, certains jobboards spécialisés seront plus pertinents que d’autres.
• Promouvoir l’offre d’emploi sur les réseaux sociaux est-elle nécessaire ? Si oui, quel réseau social choisir ? Là encore, gardez en tête que chaque réseau social, qu’il soit professionnel ou non, possède une audience spécifique. 
• Est-ce pertinent de recourir à la cooptation pour ce poste ?

Pensez à soigner vos offres d’emploi. Seule une description efficace et attractive donne envie aux candidats de postuler chez vous ! Les maîtres mots d’une bonne offre d’emploi ? La clarté, la précision et la transparence.

La rédaction d’une offre d’emploi est une étape cruciale. Il s’agit d’attirer les candidats et de les inciter à postuler. L’annonce doit être complète, attractive et doit contenir de nombreux mots-clés. La nouvelle recrue doit se reconnaître dans votre offre. Les missions doivent être claires et détaillées. Le nouveau collaborateur doit être séduit.

Une offre d’emploi nécessite certaines informations :

• les exigences du poste, 
• les missions du poste, 
• les conditions de travail,
• les avantages proposés,
• les valeurs de l’entreprise.

Plus vous dédiez du temps à l’élaboration d’une offre d’emploi complète, plus vous obtenez des candidatures pertinentes et qualifiées. N’hésitez pas à sortir des sentiers battus. Cela ne peut être qu’à votre avantage pour recruter des talents.

– Définir la stratégie de présélection des candidats

Chaque poste est unique et possède ses propres exigences. Pour ne pas vous éparpiller, définissez en amont du plan de recrutement votre stratégie de présélection des candidats. Combien de CVs vont être retenus en premier lieu ? Combien de candidats souhaitez-vous rencontrer, et combien de fois ? Souhaitez-vous évaluer les compétences techniques et/ou comportementales des candidats ? Vont-ils passer des tests ? Si oui, lesquels ? Quels types de recrutement prévoir (individuel ou collectif ?) Quels outils de recrutement utiliserez-vous (logiciel ATS, tests de personnalité, etc.) ?

Toutes ces problématiques vont vous permettre d’établir au mieux les stratégies de votre plan de recrutement.

Une fois le candidat idéal trouvé, pensez bien à prévoir en avance les détails liés à sa prise de poste (fiche de poste, parcours d’intégration, etc.).

– Étape 5 : Effectuer un suivi

Le suivi est essentiel afin de suivre vos résultats. Sur le long terme, cela vous permet de perfectionner la manière dont vous construisez un plan de recrutement et donc de faciliter les embauches.

N’hésitez pas également à utiliser quelques indicateurs clés de performance concernant la gestion de recrutement :

• le taux d’embauche interne, 
• elle taux d’embauche externe,
• le questionnaire de satisfaction du processus de recrutement,
• le taux de recrutement pour des créations de postes.

Lors de vos premières rencontres avec les candidats, pensez par exemple à leur demander comment ils ont entendu parler de votre entreprise. De cette manière, vous aurez une petite idée du canal de sourcing qui vous a permis le recrutement d’un candidat.

Exemple de Plan de recrutement

Pour être sûr de ne rien oublier au moment d’élaborer un plan de recrutement, voici un condensé des éléments essentiels à ne pas manquer : 

• la mise en contexte de l’entreprise (identité et culture, défis du moment, difficultés, changements majeurs, concurrence…),
• la mise en contexte du recrutement (raison d’être du poste, organisation de l’équipe, les compétences manquantes à ce jour),
• les besoins du manager qui recrute (missions à accomplir par la nouvelle recrue, compétences indispensables (soft / hard skills), valeurs, date d’intégration souhaitée…),
• le budget réservé au recrutement (incluant la rémunération du nouveau collaborateur, mais aussi le sourcing en lui-même et les leviers de recrutement mobilisés), 
• les leviers de recrutement à activer (diffusion sur jobboards, présence à des événements, cooptation, recrutement interne…),
• définir la stratégie de présélection et sélection des candidats : en peaufinant les différentes méthodes mises en place pour repérer le candidat idéal,
• opérer un suivi et soigner son onboarding.

N’hésitez pas à perfectionner vos processus d’embauche passés. Cela permet de prendre du recul et de pointer leurs forces et faiblesses. Questionnez les différentes parties prenantes de vos recrutements, en évoquant des pistes d’amélioration éventuelles.

Enfin, ne l’oubliez pas : l’onboarding du nouveau collaborateur fait partie intégrante du processus de recrutement. Un plan de recrutement efficace et complet doit prévoir le parcours d’intégration de la future recrue.

Les avantages apportés par la construction d’un plan de recrutement

Développer votre marque employeur

La communication RH et la marque employeur sont devenues des enjeux majeurs en matière de recrutement. Les attentes ont évolué et le salaire ne suffit plus à attirer les meilleurs profils.

Les nouvelles recrues veulent :

• une entreprise avec des valeurs fortes, 
• une culture d’entreprise,
• une quête de sens,
• un équilibre vie pro / vie perso,
• un environnement de travail agréable,
• un esprit d’équipe, de bonnes relations entre collaborateurs.

Travailler son attractivité va motiver les candidats intéressants à postuler dans votre entreprise. Une marque employeur forte augmente de le nombre de candidatures reçues et de meilleure qualité. Elle améliore également le nombre de candidatures spontanées.

Votre page carrière est votre principal atout pour recruter. C’est un espace qui recense vos offres d’emploi à pourvoir. C’est un outil qui contribue à votre image employeur.

N’oubliez pas que vos salariés sont vos premiers ambassadeurs. Ils sont les premiers acteurs à fidéliser pour valoriser l’image de votre entreprise et soigner votre marque employeur.

Faire appel à un cabinet de recrutement

Externaliser ses recrutements via un cabinet de recrutement présente de nombreux atouts :

• un gain de temps : déléguer ses recrutements permet de rester concentré sur son cœur de métier,
• un regard extérieur : les recruteurs expérimentés offrent un œil objectif et impartial sur votre projet de recrutement,
• un risque limité : plus le poste est stratégique pour le bon fonctionnement d’une entreprise, plus il faut prendre le soin de bien recruter,
• une expertise : un professionnel vous permet de bénéficier de ses compétences et de son expérience sur les différents bassins d’emploi.

Cela vous évite les différentes étapes chronophages d’un processus de recrutement :

• d’attendre que les potentiels candidats postulent, 
• d’identifier les bons candidats, 
• de prendre contact avec les candidats.

Les cabinets peuvent également avoir recours à un chasseur de tête pour la sélection des candidats. Cette technique est fréquemment utilisée lorsqu’il y a une pénurie de profils dans certains métiers. Elle s’inscrit dans la discrétion et la confidentialité.

Le chasseur de tête adopte une approche ciblée qui vise à un démarchage de candidats potentiels déjà en poste au sein d’une entreprise.

Les agences se chargent de la gestion des talents. Elles sont celles qui vous proposent les meilleurs profils. Leur objectif : recruter facilement, recruter efficacement et vous trouver la perle rare.

mRHq, cabinet de recrutement près de Rennes vous accompagne dans vos recrutements.

Que retenir de l’élaboration d’un plan de recrutement ?

En résumé, un plan de recrutement soigneusement préparé permet de trouver les candidats idéaux en un minimum de temps. Pour encore plus d’optimisation, vous pouvez vous faire aider d’un logiciel spécialisé dans le e recrutement. Il vous permet de vous constituer un solide vivier de candidats au fil du temps. Conçu pour optimiser vos recrutements, le logiciel vous permet d’effectuer votre sourcing et de suivre l’ensemble de vos candidatures en quelques clics.