Audit de communication interne : comment le mettre en place au sein de votre entreprise ?

Audit de communication interne : l’importance de la communication en entreprise

La communication interne en entreprise contraste avec la communication externe. Ce sont les cibles visées qui différencient les deux. La communication interne, comme son nom l’indique, est interne à l’entreprise. Elle vise le collaborateur. Elle permet d’instaurer des canaux de communication entre le dirigeant et le salarié (cible interne). Elle constitue ainsi un outil essentiel pour mener à bien la relation interne et le management.

Qu’est-ce que la communication interne ?

La communication interne représente toutes les actions menées au sein d’une entreprise. Son but est d’interagir avec le collaborateur. Elle est également appelée “communication organisationnelle” ou “communication corporate”. La façon dont elle est mise en place détermine grandement la culture d’entreprise.

La communication interne en entreprise peut relever de départements distincts. Plusieurs facteurs peuvent être pris en compte comme : 

• l’organisation de l’entreprise, 
• les stratégies de l’entreprise, 
• la structure de l’entité, 
• la taille de la société.

Les acteurs de la communication interne en entreprise

La communication corporate peut être du ressort de la direction générale. Dans ce cas, cela traduit une volonté de la centraliser et de la conserver entre les mains des décideurs. Pour le salarié, cela peut être gage de confiance ou, au contraire, instaurer une distance.

Dans certains cas de figure, la communication interne peut relever du service des ressources humaines. Dans ces circonstances, elle est davantage considérée comme un élément de gestion du personnel.

Enfin, le schéma le plus répandu est que la communication interne soit gérée par le pôle communication. Il est beaucoup plus simple qu’il s’occupe de l’intégralité de la communication de l’entreprise : interne et externe. Cela permet d’avoir une stratégie d’entreprise globale et centralisée.

Le secteur de la communication dispose aussi de compétences spécifiques. Il maîtrise certains logiciels graphiques (PAO) ou la manière de construire un plan de communication annuel, qui sont essentiels afin de bien communiquer avec le collaborateur.

C’est le chargé de communication qui permet de faire circuler les messages en interne. En effet, il a pour rôle de : 

• diffuser l’information, 
• motiver et valoriser le salarié, 
• animer la vie de l’entreprise.

À quoi sert la communication interne ?

La communication interne a des objectifs variés. Elle est avant tout un moteur de succès et de cohésion au sein de l’entreprise. Elle vise à développer le relationnel entre les différentes parties prenantes de la société.

Gérer la communication interne en entreprise poursuit généralement trois grands objectifs :

• l’information, 
• le management,
• la motivation.

Un outil d’information pertinent

La communication corporate est née d’un souci d’information du collaborateur. Elle sert tout d’abord d’outil interne de diffusion. Elle permet notamment de : 

• partager les résultats ou des problématiques internes, 
• développer des canaux de communication bilatéraux, 
• forger des relations basées sur la transparence entre dirigeants et salariés.

Un outil managérial efficace

Par ailleurs, la communication interne en entreprise tient aussi un rôle managérial. Par exemple, elle devient indispensable pour : 

• communiquer sur de nouvelles stratégies ou de nouveaux développements au sein de l’entreprise, 
• mener et fluidifier des changements importants à l’interne,
• donner une vision claire des objectifs et fédérer les troupes.

Un outil de motivation innovant

Enfin, la communication interne en entreprise est aussi un facteur agissant sur la motivation du collaborateur. Elle instaure davantage de transparence, impacte l’ambiance, la confiance et la motivation au sein de l’entreprise. Elle devient ainsi un élément clé pour : 

• développer le sentiment d’appartenance,
• impliquer le salarié dans la vie de la société,
• favoriser la qualité de vie au travail,
• rassembler l’employé autour d’un projet commun.

Quels sont les outils de la communication interne ?

La communication interne en entreprise s’appuie sur une multitude d’outils. Ils peuvent être : 

• écrits, 
• oraux,
• événementiels.

Ces derniers sont mis en place ponctuellement ou dans le quotidien de l’entreprise. Ils sont catégorisés selon la direction de laquelle ils dépendent.

Communication descendante

La communication descendante, désigne une communication à sens unique. Elle va du haut vers le bas, c’est-à-dire du dirigeant à son collaborateur. Cela concerne les outils tels que : 

• le journal interne,
• la réunion d’information, 
• les séminaires,
• le livret d’accueil,
• les mémos,
• les événements de team building, 
• les brochures d’information, 
• la newsletter, 
• l’affichage interne,
• le blog d’entreprise.

Communication ascendante

La communication ascendante s’oppose à la précédente. Elle circule en sens inverse : du bas vers le haut de la hiérarchie, du collaborateur à la direction. Ce type de communication s’articule grâce à des outils internes tels que : 

• les « focus group »,
• les sondages,
• les enquêtes,
• les boîtes à idées, 
• les entretiens de rétroaction,
• la tribune libre dans le journal interne.

La communication descendante est dite “top down” en anglais. Celle ascendante, elle, est dite “bottom up”.

Communication transversale

La communication transversale est également appelée communication horizontale. Elle assure la communication entre tous les acteurs de l’entreprise quel que soit le niveau hiérarchique. Les systèmes mis en place permettent à l’information de circuler aussi bien en provenance de la direction que des salariés. Pour ce faire, on retrouve des outils tels que : 

• l’intranet, 
• les messageries instantanées internes,
• les réseaux sociaux d’entreprise, 
• les activités de team building, 
• les rituels d’intégration ou de départ, 
• les rencontres informelles.

Comment la communication interne sert-elle la marque employeur ?

La marque employeur désigne l’image de marque. Elle est renvoyée par l’entreprise à ses actuels et futurs collaborateurs. Elle permet d’attirer les talents mais aussi de les fidéliser. Une société peut alors se distinguer en montrant qu’il y fait bon travailler en termes : 

• d’avantages,
• de valorisation, 
• de bien-être au travail.

C’est en ce sens que la communication interne va de pair avec la marque employeur. Elle y participe tout en la valorisant.

Une bonne communication interne en entreprise c’est : 

• instaurer un climat de confiance et de reconnaissance,
• donner la parole aux collaborateurs pour favoriser leur bien-être, 
• forger une bonne marque employeur,
• diffuser la culture d’entreprise ainsi que l’image de marque employeur.

La communication organisationnelle et la marque employeur sont étroitement liées. Notamment lorsqu’il s’agit : 

• d’intégrer au mieux un nouveau collaborateur (kits de bienvenue, processus d’onboarding, etc.),
• d’effectuer des suivis et des développements de carrière, 
• d’établir des outils de communication pour le recrutement, 
• de faire valoir les engagements et les valeurs de l’entreprise.

L’audit de communication interne, un incontournable en entreprise

L’audit de communication interne est un outil indispensable à toute action de communication dans l’entreprise. Il fait un inventaire des techniques mises en place par l’entreprise en matière de communication interne. C’est le point de départ pour l’établissement d’une bonne stratégie de communication qui fait partie intégrante de la stratégie marketing. Cette dernière garantit la bonne relation et la cohésion en entreprise. L’audit de communication interne permet d’obtenir une vision globale de la communication déjà instaurée afin de l’améliorer. Il est nécessaire de bien l’analyser pour assurer le bon développement de la future stratégie de communication interne.

Pourquoi mettre en place un audit de communication interne en entreprise ?

L’audit de communication interne permet d’obtenir des informations liées à la communication globale d’une organisation. Agissant comme un contrôle interne, il mesure la réception et l’efficacité des actions mises en place par le plan de communication interne. C’est un document permettant, si besoin, de réorienter la politique de communication en fonction des échanges internes.

Comment mettre en place un audit de communication interne en entreprise ?

Similaire au diagnostic RH, cet audit se construit sur la même base. Comme son objectif est de mesurer l’efficacité de la communication interne, c’est le pôle communication et le responsable de la communication qui sont chargés de sa mise en place. Ils doivent alors identifier les besoins, analyser son contexte ainsi que les perspectives de développement de l’image de l’entreprise.

Il constitue une cartographie complète de la communication actuelle de l’entreprise. Elle est essentielle pour améliorer la communication interne. Une cartographie dont la finalité est d’affiner la culture d’entreprise selon les objectifs internes et la stratégie externe.

Analyser l’environnement et la communication interne de l’entreprise

Un audit de communication débute toujours par une analyse de l’environnement et de la communication interne de l’entreprise. Il s’agit de rassembler un maximum de données. Ensuite, il faut se concerter avec les responsables afin d’obtenir certaines informations complémentaires comme :

• l’identité de la marque, son histoire et ses valeurs, 
• le marché dans laquelle elle évolue (ses concurrents, son secteur d’activité…),
• la cible de communication (en communication interne, le collaborateur),
• le message véhiculé, 
• la stratégie de communication interne actuellement mise en place, les moyens et les supports disponibles,
• les objectifs de cette communication interne entreprise.

Ici, il s’agit de récolter des informations qualitatives et quantitatives. Ces données constituent la base du travail. C’est le point de départ d’une bonne communication.

Deux matrices peuvent être utilisées pour construire l’analyse environnementale d’une entreprise : SWOT et PESTEL.

Dégager les points de développement

Dans ce cas, il faut analyser les potentielles perspectives de développement interne en tenant compte des nouvelles tendances de communication. Cela permet d’établir le plan de l’audit.

Au cours du processus de planification, l’équipe d’audit interne : 

• définit le champ d’application et les objectifs à atteindre,
• examine les directives relatives à l’audit,
• passe en revue les résultats des audits précédents,
• établit un calendrier et un budget pour l’audit,
• créer un plan d’audit à exécuter,
• identifie les responsables de processus à impliquer,
• programme une réunion de lancement pour commencer l’audit.

Élaborer la gestion du projet avec l’audit de communication interne

Dans cette phase, l’auditeur interne rédige le rapport d’audit. La rédaction doit être claire et succincte afin d’éviter toute interprétation erronée et d’encourager le personnel concerné à lire et à comprendre le rapport. Les conclusions doivent être accompagnées de recommandations applicables qui conduisent directement à des améliorations du processus. Le processus de publication d’un audit interne doit inclure l’examen avec la direction pour s’assurer de l’exactitude des conclusions ainsi que la distribution du rapport final.

Suggérer de nouvelles préconisations

L’analyse des informations et des données collectées, dans le cadre de l’audit de communication interne, permet de formuler les préconisations. Ces dernières permettent à l’entreprise de se différencier, d’améliorer sa notoriété mais également de toucher de façon significative les cibles internes. Les suggestions faites via l’audit interne correspondent aux objectifs du nouveau plan de communication efficace et pertinent regroupant :

• les préconisations quant aux actions de communication concrètes et ciblées (issues de l’audit de communication interne),
• un ciblage médias détaillé,
• les moyens de communication et les supports à privilégier,
• un accompagnement en matière de conseil en communication, de stratégie marketing et de stratégie digitale.

Le suivi est essentiel pour s’assurer que les recommandations ont été appliquées. Elles répondent aux conclusions identifiées et optimisent la stratégie de communication en fonction de : 

• l’évolution de vos objectifs, 
• des résultats de veilles concurrentielles,
• des retours de votre cible de communication.

Ce processus doit inclure un échange avec les responsables afin de faire perdurer ces préconisations dans le temps.

L’agence mRHq met en place une procédure détaillée afin d’optimiser votre stratégie de communication interne. Cela s’effectue en fonction de l’évolution de vos objectifs, des informations et des retours de vos différentes cibles. Agence de conseil RH, de recrutement et de communication interne, nos équipes vous permettent de bénéficier de toutes leurs expertises. 

Nous établissons avec nos clients un lien de confiance et nous engageons à la stricte confidentialité concernant les informations transmises lors de nos collaborations.

L’audit de communication permet d’analyser l’évolution de la culture d’entreprise par le biais de la communication interne.

Que retenir de l’audit de communication interne en entreprise ?

La communication interne est un des piliers stratégiques de l’entreprise. Elle a pour but de transmettre l’information mais également de construire l’image de marque et de motiver le collaborateur. Sa rapide évolution implique une mise à jour constante du plan de communication afin d’adapter la politique de communication interne. Pour ce faire, l’audit de communication interne se positionne comme étant l’outil essentiel afin de déterminer le nouveau plan d’action qui répond aux besoins émergents.