Principe même de l’organisation, le plan de communication interne est celui qui accompagne la construction du dialogue social et consolide la vision externe de l’entreprise. C’est pourquoi, le chargé de communication, responsable de son élaboration et de son application, doit être en mesure d’optimiser son contenu pour proposer un plan le plus efficace, compréhensible et harmonisé possible.
Voici quelques idées.
Contextualisons le plan de communication interne
La relation entreprise / communication interne
Dans la gestion des ressources et de l’image de l’entreprise, le plan de communication interne est celui qui structure la communication. Une communication pouvant être autant ascendante, descendante ou horizontale.
Avec les discussions actuelles et le virage que prennent les entreprises, la communication interne tant à être à la fois institutionnelle et digitale. Une position stratégique pour celle qui fût pendant longtemps sous-estimée pour la neutralité de la fonction et son manque d’investissement dans les sphères décisionnaires.
Pourquoi le mettre en place ?
Un responsable de la communication interne va le mettre en place pour organiser les communications et relations sociales. Grâce à lui, il va pouvoir harmoniser les échanges et créer une culture d’entreprise forte. Toutes les actions mises en place sont ensuite dirigées vers l’extérieur pour créer une marque employeur stratégique avec laquelle l’entreprise pourra se positionner sur son marché et être identifiée parmi ses concurrents.
Les enjeux de la communication interne
- Donner du sens : Grâce aux créations (affiches, flyers, site internet, newsletter…) réalisées par le responsable de la communication, une identité visuelle forte provenant de la culture d’entreprise, pourra transparaître sur le marché ;
- Transmettre des informations : Quelle que soit sa source, interne ou externe, le plan de communication interne participe à la diffusion de l’information au sein de l’entreprise ;
- Devenir un cadre de référence : En engageant la construction de la politique de communication, ce plan devient un cadre de référence pour le dialogue social. Une organisation de la parole non pas restrictive mais encourageant l’instruction d’un schéma pour structurer l’organisation interne. Des actions mises en place par le plan de communication interne ;
- Développer une marque employeur forte : Avec une culture d’entreprise forte, engagée sur l’humain et responsable vis-à-vis de la société actuelle, la marque employeur se déploie à l’extérieur. Une construction que le plan stabilise en prenant appuie sur la vie de l’entreprise et ses relations sociales.
La recette pour un plan de communication interne bien ficelé
Saisir les enjeux de la communication interne
Pour bien cerner la construction du plan de communication interne, il faut avant tout comprendre les enjeux de la communication. Qu’elle soit institutionnelle, interne, externe ou informelle.
C’est pourquoi, on retrouve parmi eux :
- La fidélisation : Par ses actions, la communication interne créer une culture d’entreprise et dynamise les relations internes pour renforcer le sentiment d’appartenance des salariés ;
- L’attraction des nouvelles générations : Grâce à une ligne éditoriale, une présence sur les réseaux sociaux, une identité visuelle et graphique forte, la communication interne parle aux nouvelles générations. Un positionnement véhiculé par les valeurs, les missions et la vision de l’entreprise ;
- L’accompagnement au recrutement : Nous parlons ici, notamment, de l’expérience-candidat et de l’expérience-employé. Deux concepts, arguments de la communication interne, utilisés lors des recrutements pour rendre compte de la vie de l’entreprise. L’organisation fait d’ailleurs appel à ses équipes pour devenir des ambassadeurs et donner vie aux relations internes ;
- L’engagement : Parce qu’elle structure les événements de cohésion comme le team-building ou le séminaire, la communication interne travaille sur l’engagement des salariés dans l’entreprise ;
- L’amélioration des relations managériales : En mettant en place une stratégie et une politique de communication au sein même de l’entreprise, elle participe la création de lien et de relation entre les managers et leur équipe ;
- La transposition en une communication rh : S’inscrivant davantage dans l’humain, la communication prend aujourd’hui le virage des ressources humaines. Une manière d’inclure les employés dans les décisions internes et de recentrer ces décisions autour du collaborateur.
À savoir
En ayant conscience des avantages de la communication interne, le responsable et le service communication auront toutes les cartes en main pour convaincre de l’importance du secteur. Notamment lorsqu’il est question de mettre en place un plan de communication interne pour structurer et engager les relations.
Mettre en place un audit
Pour s’assurer de l’intérêt du plan de communication interne, le responsable réalise un audit général. Son objectif est de faire un état des lieux de la communication au sein de l’entreprise.
– Comment le mettre en place ?
Ce diagnostic se compose de différentes étapes :
- Faire le bilan des ressources matérielle, des ressources humaines, des pratiques, de la planification, des forces et des faiblesses ;
- S’entretenir avec les dirigeants, managers et salariés pour connaître leur perception de la communication interne et avoir des pistes dans la construction du plan de communication interne ;
- Mettre en place des sondages quantitatifs et qualitatifs pour connaître le sentiment général au sein de l’entreprise. L’occasion d’obtenir des informations et des axes d’amélioration directement de la part de ses utilisateurs les plus fréquents : les salariés ;
- Analyser les réponses et structurer les axes de progression en fonction de leur degré d’importance et de leur facilité de mise en place ;
- Faire un compte rendu contenant l’ensemble des analyses précédentes, les actions à mettre en place selon la cible, les livrables et les personnes rattachées à ses livrables.
– Et après ?
- Définir sa cible : Une fois que le compte rendu est restitué, il faut structurer le plan de communication interne. Une construction sollicitant la vision et les idées de chacun. L’occasion d’inclure les salariés dans le brainstorming et d’intégrer leurs impressions dans la stratégie.
À savoir
Dans toutes les étapes de la construction du plan de communication interne, il est primordial d’avoir en tête la cible de la communication interne.
- Choisir ses sujets : Après quoi, il est possible de définir les sujets à aborder, la fréquence et le rôle de chacun. C’est à ce moment-là qu’est sollicité le calendrier éditorial ;
- Sélectionner ses outils et ses canaux de diffusion : Une fois la cible et la planification connus, il est temps de passer aux canaux. Grâce à eux, votre message et vos idées pourront être véhiculés auprès de votre communauté et de vos salariés. Bien que le digital ait pignon sur rue, il est important de conserver un canal rédactionnel ou manuscrit interne et externe, pour déployer son identité et s’inscrire sur le marché.
Encadrer le budget
Après cela, il faut parler “budget”.
En fonction des actions à mettre en place, des livrables à fournir et des canaux à solliciter, le service communication doit être à même de budgétiser son plan de communication interne. Sans quoi, l’optimisation des tâches deviendra complexe.
À savoir
L’étape de la budgétisation peut varier selon l’organisation de chaque service. Toutefois, il est préférable de s’en préoccuper avant même de construire son plan de communication interne.
Choisir ses métriques
Maintenant que nous avons tout ce qu’il nous faut et que nos supports sont bien en place, il faut trouver les métriques à suivre. Leur objectif est de statuer sur l’efficacité du plan de communication interne et sur ses actions.
Pour cela, vous devez identifier des points clés parmi lesquels :
- Le sondage que vous pouvez diffuser en interne, auprès vos collaborateurs pour avoir une meilleure vision de la nouvelle stratégie, et en externe auprès de vos partenaires ;
À savoir
Même si la marque employeur a, essentiellement, une présence externe, sa construction demeure interne. C’est d’ailleurs en s’appuyant sur ce qui se passe à l’intérieur de l’entreprise que le responsable est plus à même de créer des supports et des affichages à transmettre à l’extérieur de l’organisation.
- L’évolution : Grand mot, son but est de donner un aperçu du positionnement de la communication interne au sein de l’entreprise. Mais également de savoir à quelle étape de la stratégie et du plan vous vous situez. Cette métrique est visible à partir d’un audit qui sera, par la suite, utilisé pour structurer les arguments et donner envie à la direction d’investir davantage dans la communication.
Que retenir de ces 4 étapes pour construire son plan de communication interne ?
Le plan de communication interne est l’un des aspects de la stratégie de communication les plus simple à comprendre. Moteur de la stratégie, il est d’ailleurs construit de façon à être modifié le plus facilement possible. Avec l’évolution constante du secteur de la communication, des tendances, des outils et des techniques, il doit être construit de façon à être interchangeable. Un atout dans notre société où, au travers de diverses crises, la communication connaît un regain de popularité.
