En identifiant et en anticipant les besoins en compétences de votre entreprise, vous vous êtes rendus à l’évidence, le temps est venu pour l’entreprise d’embaucher son premier salarié ! Mais vous êtes un peu perdu sur les formalités à entreprendre. Petit tour d’horizon des démarches administratives collectives à mettre en œuvre lors de l’embauche d’un premier salarié.
Comprendre le périmètre et les enjeux de la convention collective
Embaucher son premier salarié implique de savoir que le droit social englobe le droit du travail et le droit de la sécurité sociale.
L’article L.2251-1 du Code du travail prévoit que “la convention et l’accord collectif de travail peuvent comporter des dispositions plus favorables aux salariés que celles des lois et règlements en vigueur”.
En l’absence de clause contraire, il est possible de déroger à ce principe de faveur sauf concernant les thèmes suivants :
- Les salaires minima,
- Les classifications,
- L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes,
- Les garanties collectives en matière de prévoyance et de mutualisation des fonds de la formation professionnelle.
- Contrat de travail,
- Hygiène,
- Congés,
- Salaires,
- Classification,
- Licenciement,
- Etc.
Elle est conclue par les organisations syndicales représentatives des salariés et les organisations ou groupements d’employeurs. Embaucher son premier salarié implique pour l’employeur l’obligation d’appliquer l’ensemble des règles prévues dans la convention collective applicable, c’est-à-dire celle à laquelle il est rattaché, sous peine que le salarié saisisse le conseil des prud’hommes (sauf cas particulier).
Les dispositions de la convention collective peuvent être plus favorables pour le salarié que le Code du travail :
- Une durée de travail inférieure à la durée légale de 35 heures hebdomadaires,
- Des indemnités de licenciement plus élevées que l’indemnité légale.
Elles peuvent aussi ajouter des éléments que le code ne prévoit pas initialement :
- Une prime de vacances,
- Des congés payés supplémentaires.
La convention collective peut être une convention collective nationale (CCN), régionale ou départementale ; elle peut être interprofessionnelle, de branche ou d’entreprise.
Embaucher son premier salarié : Comment savoir à quelle convention collective vous êtes rattaché ?
Chaque entreprise doit disposer d’un code APE (Activité Principale Exercée) ou code NAF attribué par l’INSEE à la création de l’entreprise. À partir de ce code APE, il est possible de retrouver la CCN à laquelle vous êtes rattaché.
Si vous n’êtes rattaché à aucune convention collective, alors c’est le code du travail qui s’applique.
La sécurité sociale ne rembourse pas la totalité des frais de santé. La mutuelle, aussi appelée complémentaire santé, a pour mission de garantir l’accès à ses adhérents à des soins de qualité. En effet, elle permet de faire face aux Restes À Charge (RAC) de la sécurité sociale. Les mutuelles interviennent donc pour les remboursements en complément de la sécurité sociale obligatoire (CPAM et MSA dans le secteur agricole).
• La mutuelle d’entreprise
Embaucher son premier salarié : Pourquoi la mutuelle concerne l’employeur ? Depuis le 1er janvier 2016, tout employeur (sauf particulier-employeur) doit proposer une couverture complémentaire de santé collective dite responsable.
Un contrat responsable est une complémentaire santé qui respecte un cahier des charges fixé par décret. Ce cahier détermine :
- Des minimums de garanties,
- Des prises en charge intégrales (pour certains équipements),
- Et des plafonds de couvertures applicables à certains postes de soins et aux dépassements d’honoraires.
Il doit obligatoirement prendre en charge le ticket modérateur, le forfait journalier hospitalier sans aucune limite de durée, les paniers “100% santé” en optique, audioprothèses et prothèses dentaires.
Cette obligation s’applique à chaque salarié, peu importe l’ancienneté dans l’entreprise. La couverture des ayants droit (enfants ou conjoint) du salarié est facultative.
L’employeur a pour obligation de prendre charge au minimum 50 % du coût de la mutuelle. S’il le souhaite, il peut évidemment prendre en charge jusqu’à la totalité de la mutuelle.
Un salarié peut demander par écrit une dispense d’adhésion :
- S’il dispose déjà d’une couverture complémentaire,
- S’il dispose déjà d’une couverture collective (notamment en tant qu’ayant droit),
- S’il est en CDD (contrat à durée déterminée) de moins de 3 mois,
- S’il est à temps très partiel ou s’il est apprenti et que la cotisation représente 10 % ou plus de sa rémunération brute.
À savoir : Les salariés qui ne souhaitent pas bénéficier de la complémentaire santé d’entreprise (contrats courts ou à temps partiel) peuvent bénéficier du versement santé. Il s’agit d’une aide individuelle versée mensuellement par l’employeur.
La mutuelle, qui permet à vos salariés de bénéficier d’une couverture santé étendue et surtout à moindre coût, est un levier d’attractivité et de fidélisation.
De plus, vous bénéficiez d’avantages fiscaux et sociaux : les cotisations sont exonérées de charges sociales et sont déductibles de votre bénéfice imposable.
Attention : Selon la convention collective ou l’accord de branche dont vous dépendez, un régime de complémentaire santé et un régime de prévoyance peuvent être imposés à l’entreprise.
Un courtier peut vous proposer la meilleure couverture santé pour vos salariés au meilleur rapport qualité/prix, en tenant compte des impératifs fixés par la convention collective et les accords de branche professionnelle.
• La prévoyance d’entreprise
La prévoyance entreprise est une couverture collective complétant les assurances sociales et les contrats individuels (s’il y en a). Elle permet de protéger le salarié en cas d’arrêt de travail, d’incapacité, d’invalidité ou de décès.
Si un risque survient, en tant que salarié, le bénéficiaire à des garanties :
- Indemnités journalières en cas d’arrêt de travail,
- Rentes d’invalidité,
- Capital décès,
- Rente d’éducation et/ou conjoint, allocations obsèques,
- Dépendance,
- …
Ce contrat d’assurance est appelé “à fonds perdus” car les prestations dues ne sont versées qu’en cas de réalisation du risque pendant la période d’activité du contrat.
La prévoyance est un outil de motivation et de fidélisation, c’est un avantage pour l’image et l’attractivité. Les cotisations sont déductibles du résultat imposable et exonérées de charges sociales.
• La caisse de retraite
La retraite de base, versée par la sécurité sociale, représente la pension de retraite principale que chaque personne ayant exercé une activité professionnelle perçoit. Ainsi, les cotisations à une caisse de retraite de base sont obligatoires.
Une entreprise, dès sa création, doit obligatoirement adhérer à une caisse de retraite complémentaire d’un groupe de la protection sociale.
La retraite versée par l’ARRCO (Association pour le Régime de Retraite Complémentaire des salariés) ou l’AGIRC (Association Générale des Institutions de Retraite des Cadres) vient compléter la retraite de base versée par la Sécurité sociale.
Attention : La retraite de base et la retraite complémentaire sont toutes deux obligatoires !
Embaucher son premier salarié : Connaître le fonctionnement et le périmètre d’action des SSTI pour une meilleure collaboration
Le Service de Santé au Travail Interentreprises (SSTI) est une association d’employeurs qui mutualise des moyens pour préserver la santé des travailleurs, dans le cadre de la réglementation en vigueur.
Le SSTI est administré par un comité d’administration paritaire constitué de représentants employeurs et salariés.
Les missions du SSTI sont de :
- Assurer la surveillance de l’état de santé physique et moral des salariés,
- Aider à l’identification des risques auxquels sont exposés les salariés sur le terrain et contribuer à la mise en place d’actions correctives et préventives,
- Conseiller les employeurs, les salariés et leurs représentants sur les dispositions et mesures nécessaires pour éviter les risques, améliorer les conditions de travail, prévenir les situations de harcèlement (moral et sexuel), …
- Participer au suivi et à la traçabilité des expositions professionnelles.
Pour adhérer au SSTI, il suffit de se rapprocher du SSTI de votre territoire. Le coût diffère d’un SSTI à l’autre. De manière générale, il s’agit de s’acquitter d’une cotisation annuelle qui dépend de la masse salariale.
Embaucher son premier salarié : Pour l’année de l’embauche du premier salarié, le droit d’entrée est de 80€.
Embaucher son premier salarié : Adhérer à l’OPCO
Les OPCO (opérateurs de compétences) ont pour missions de :
- Apporter un appui aux branches professionnelles pour établir la GPEC, déterminer les niveaux de prise en charge des contrats d’alternance et construire les référentiels de certification professionnelle,
- Assurer un service de proximité au bénéfice des TPE et PME en améliorant l’information et l’accès des salariés à la formation, accompagnant ces entreprises dans l’analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation,
- Assurer le financement des contrats d’apprentissage et de professionnalisation,
- Mettre en œuvre le compte personnel de formation (CPF) dans le cadre de projets de transition professionnelle.
Les OPCO sont spécialisés par branches professionnelles et par similitudes entre les branches professionnelles, la convention collective joue un rôle primordial dans l’identification de votre OPCO.
Le lien suivant vous permet d’effectuer votre recherche à partir de l’IDCC de votre convention collective : OPCO.
Une fois votre OPCO trouvé, allez sur le site pour créer votre espace adhérent et vous acquitter de vos cotisations.
Attention : Embaucher son premier salarié : Il s’agit d’une obligation dès l’embauche de votre premier salarié.
À savoir : La loi “Avenir Professionnel” de 2018 instaure le principe de solidarité financière entre les grandes entreprises et les TPE/PME. Les grandes entreprises participent au financement des plans de développement des compétences dispensés par les TPE/PME.
Embaucher son premier salarié : Appréhender la construction des différents documents obligatoires
• L’affichage obligatoire
Embaucher son premier salarié implique que le chef d’entreprise doit respecter le droit à l’information des salariés sur leur lieu de travail, en ce qui concerne de nombreux domaines.
Certaines informations doivent être communiquées par voie d’affichage, d’autres par tout moyen :
| Communication par voie d’affichage | Communication par tout moyen |
| Interdiction de fumer et de vapoter | CCN |
| Les horaires collectifs de travail et les repos hebdomadaires | La gestion des congés payés (période, ordres, procédures) |
| Les différents numéros d’urgence, de l’inspection du travail, du défenseur des droits, de la médecine du travail | Textes relatifs à l’égalité H/F professionnelle et salariale, au harcèlement moral et sexuel, la lutte contre les discriminations |
| Service d’accueil téléphonique chargé de la prévention et de la lutte contre les discriminations | |
| Les consignes de sécurité “incendie” et autres avertissements de dangers | |
| Les conditions d’accès au DUERP |
• Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
Embaucher son premier salarié va impliquer pour l’employeur une obligation de résultat en matière de santé et sécurité au travail.
Les mesures à prendre s’organisent en trois axes :
- Les actions de prévention des risques professionnels et de la pénibilité (adaptation du poste de travail, évaluation des risques, prévention des risques psychosociaux, …),
- Les actions d’information et de formation (présence de panneaux sur les lieux dangereux, inscription des salariés à des formations sur la sécurité au travail, …),
- La mise en place d’une organisation et de moyens adaptés (installation de machines adaptées, retrait des produits dangereux, …).
L’employeur doit planifier la prévention en y intégrant, dans un ensemble cohérent, la technique, l’organisation du travail, les conditions de travail, les relations sociales et l’influence des facteurs ambiants notamment les risques liés au harcèlement moral et au harcèlement sexuel.
Le DUERP permet de :
- Répertorier et évaluer les risques professionnels auxquels peuvent être exposé les salariés dans chaque unité de travail,
- Mettre en place des actions de prévention, de formation ou d’information adéquates concernant les risques et la pénibilité du travail.
Ce document unique porte aussi bien sur les aspects techniques, médicaux comme organisationnels.
Il devra donc faire état des risques relatifs :
- Aux procédés de fabrication,
- Aux équipements de travail,
- Aux substances et préparations chimiques,
- Aux aménagements,
- Aux moyens d’accès et de circulation,
- Aux moyens d’information,
- À la pénibilité.
Le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels doit être mis à jour au moins chaque année.
• Le registre unique du personnel (RUP)
Tout employeur, peu importe sa taille, son statut juridique, son secteur d’activité, se trouve dans l’obligation de tenir un registre unique du personnel, pour chaque établissement où sont employés des salariés ou toutes autres personnes. Embaucher son premier salarié implique donc de tenir ce registre
Les exceptions : Les particuliers employeurs et les associations ayant recours au Chèque Emploi Associatif.
Ce registre unique du personnel permet de s’assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l’entreprise.
Il doit être tenu à disposition des instances représentatives du personnel (IRP – le CSEO lorsque vous atteindrez les 11 ETP sur un an), aux différentes instances permettant le contrôle de la bonne application du droit du travail et du code de la sécurité sociale (inspecteur du travail, SSTI, …).
La loi n’impose aucune forme particulière mais habituellement il se présente sous format papier. Il est possible d’en trouver dans n’importe quelle papeterie, à tous les prix.
Assurez-vous qu’il réponde bien à l’ensemble des mentions obligatoires.
Quels travailleurs doivent apparaître sur ce registre unique ?
- Les salariés de l’entreprise,
- Les salariés mis à disposition (y compris ceux liés au travail temporaire),
- Les travailleurs à domicile,
- Les travailleurs étrangers,
- Les stagiaires et personnes volontaires de service civique.
Chaque travailleur doit donc apparaître dans ce registre et cela PAR ORDRE D’ARRIVÉE.
Si vous embauchez à plusieurs reprises un même salarié sous différentes formes de contrat ou avec différentes dates d’entrée, il faudra l’enregistrer à chaque nouvelle entrée.
Il doit comporter des mentions obligatoires concernant :
- L’identification des salariés (nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité, numéro de sécurité sociale),
- Les dates d’entrée et de sortie,
- Les contrats de travail (classification, emploi), il est également nécessaire de préciser le type de contrat (contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, CDD, salarié à temps partiel).
Lorsqu’il s’agit d’un salarié temporaire ou mis à disposition, ceci est à préciser. Il est également nécessaire de mentionner la dénomination et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire ou du groupement d’employeur.
Lorsqu’une autorisation d’embauche ou de licenciement est requise, il est nécessaire de préciser la date de cette autorisation ou, à défaut, la date de la demande d’autorisation.
Lorsqu’il s’agit de travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée (donc hors ressortissant UE), il est nécessaire de mentionner le type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
De plus, il est nécessaire d’annexer au RUP, le titre d’autorisation de travail.
Lorsqu’il s’agit de stagiaire ou de personne volontaire de service civique, ceux-ci doivent être mentionnés par ordre d’arrivée dans une partie spécifique du RUP.
À savoir : Ces différentes informations sont à conserver au moins 5 ans à compter de la date de départ du salarié ou stagiaire concerné.
En cas de manquement à ces obligations, l’employeur encourt des sanctions pénales.
En cas de registre absent, ou contenant des mentions erronées ou incomplètes, l’employeur devra s’acquitter d’une amende de 4ème classe, appliquée autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
Ne pas tenir le registre du personnel à disposition des agents de contrôle de l’inspection du travail dans l’établissement qui emploie des salariés est constitutif du délit d’entrave.
L’article L.8114-1 du Code du travail prévoit : “Le fait de faire obstacle à l’accomplissement des devoirs d’un agent de contrôle de l’inspection du travail mentionnés à l’article L.8112-1 est puni d’un emprisonnement d’un an et d’une amende de 37 500€.”
Que retenir de ces 5 démarches administratives collectives à mettre en œuvre lors de l’embauche de son premier salarié ?
Embaucher son premier salarié induit un certain nombre de démarches administratives collectives à réaliser. La réalisation de ces démarches vous assure de respecter vos obligations légales et d’être dans les règles. Si vous n’êtes pas à l’aise avec ces démarches, n’hésitez pas à nous contacter, nous serions ravis de vous accompagner.
