Entretien professionnel : 3 étapes pour construire votre modèle

1ère étape : En quoi consiste l’entretien professionnel ?

• L’entretien professionnel : Qu’est-ce que c’est ?

L’entretien professionnel est un entretien individuel conçu pour faire le point sur les perspectives d’évolution des collaborateurs. C’est un moment privilégié pour évoquer le parcours professionnel et énumérer les besoins de formation sous-jacents au projet d’entreprise. L’objectif est d’élaborer le projet professionnel du salarié.  

Il fait partie des outils de base de gestion des ressources humaines, et plus particulièrement : 

• La gestion des carrières, 
• La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC),
• La politique de formation professionnelle.

• Qui sont les salariés concernés par l’entretien professionnel ?

Tous les salariés de l’entreprise sont concernés, peu importe : 

• La taille de l’entreprise, 
• L’effectif de l’entreprise,
• Le contrat de travail, 
• Le statut hiérarchique, 
• L’ancienneté (il est obligatoire pour les employés ayant au moins 2 ans d’ancienneté, mais les salariés avec moins d’ancienneté peuvent aussi passer un entretien professionnel).

Il s’applique à toutes les catégories de salariés : 

• Les cadres,
• Les cadres dirigeants,
• Les cadres assimilés,
• Les Etam (employés, travailleurs et agents de maîtrise).

Cet échange a lieu pour tous les salariés liés par un contrat de travail : CDI, CDD, contrat aidé, contrat d’intérim, temps plein, temps partiel.

Les salariés en contrat d’apprentissage ou en contrat de professionnalisation n’ont pas l’obligation d’être convoqués à l’entretien professionnel du fait notamment d’un suivi plus régulier effectué par le tuteur d’entreprise et par l’organisme de formation.

À savoir : Chaque salarié qui reprend son activité à la suite d’une période d’arrêt doit bénéficier d’un entretien de carrière.

Les situations suivantes donnent lieu à un entretien professionnel : 

Congé maternité, paternité, parental ou sabbatique

Mobilité volontaire sécurisée

Arrêt longue maladie (au-delà de 6 mois)

Mandat syndical

• Quels sont les objectifs de l’entretien professionnel ? 

• Faire un état des lieux de l’évolution professionnelle du salarié et suivre ses souhaits d’évolution et leur adéquation avec la politique de mobilité et d’évolution de l’entreprise, 
• Vérifier que le collaborateur a bénéficié des actions de formation nécessaires à la réalisation de ses projets, 
• Favoriser l’employabilité de l’entreprise. 

• Quels sujets aborder en entretien professionnel ? 

4 thèmes doivent être évoqués : objectifs, compétences, formations utiles, avenir. 

• Le bilan individuel et professionnel : les missions occupées sur le poste de travail, le parcours au sein de l’entreprise, les compétences maîtrisées et celles à développer, les formations suivies, les diplômes obtenus, 
• Les perspectives d’évolution de carrière (qualifications, changement de poste, promotion, …),
• Les objectifs relatifs au projet, 
• Des informations concernant la validation des acquis de l’expérience professionnelle (VAE),
• Des conseils relatifs à l’activation du compte personnel de formation (CPF), 
• Les modalités de financement des formations au regard de la politique RH de l’entreprise, 
• D’éventuels correctifs pour améliorer la vie en entreprise.

• Est-ce que l’entretien professionnel est obligatoire ? 

Pour l’employeur, l’entretien professionnel est obligatoire et a lieu tous les deux ans (sauf si un accord de branche ou un accord d’entreprise fixe une périodicité différente).

Depuis le vote de la loi Avenir professionnel, si l’entretien professionnel n’est pas mis en place, une sanction peut s’appliquer notamment pour les entreprises d’au moins 50 salariés. 

Si aucun entretien professionnel n’a lieu durant 6 ans, alors une sanction s’applique : 

• Si le collaborateur n’a pas bénéficié d’une évolution professionnelle ou d’une progression salariale, 
• S’il n’a pas suivi une formation professionnelle, 
• S’il n’a pas obtenu de certification professionnelle enregistrée au RNCP (Registre national des certifications professionnelles).

Si l’une de ces situations a lieu dans une entreprise de 50 salariés et plus, selon le Code du travail, l’entreprise doit abonder le compte personnel de formation (CPF) de 3000 euros.

À savoir : En cas de litige avec un salarié, toute entreprise, sans distinction de taille ou de masse salariale, peut être sanctionnée. Le salarié peut réclamer à l’employeur des dommages et intérêts si aucun entretien ne lui a été proposé, et il peut invoquer la discrimination si d’autres salariés en ont bénéficié.

• Les points clés à retenir au sujet de l’entretien professionnel 

• L’entretien professionnel doit avoir lieu tous les 2 ans (sauf si un accord de branche ou d’entreprise fixe une périodicité différente), 

• Un bilan complet assorti d’un état des lieux récapitulatif doit être fait tous les 6 ans. Faire un bilan de compétences sert de récapitulatif de l’évolution professionnelle. 

• Cet entretien dit de bilan de parcours professionnel permet de vérifier les 3 critères suivants : 
  • Si au moins une action de formation a été suivi, 
  • Si des éléments de certification par la formation ou par la validation des acquis de l’expérience ont été acquis, 
  • Si le salarié a bénéficié d’une évolution de carrière (progression salariale ou professionnelle).

À noter que contrairement à la périodicité bisannuelle de l’entretien professionnel, un accord de branche ou d’entreprise ne peut déroger à cette durée de 6 ans. 

• Il est préférable que le salarié soit prévenu 8 à 15 jours en amont de la date de l’entretien pour qu’il puisse le préparer.

Attention : Ne pas confondre l’entretien professionnel et l’entretien annuel d’évaluation.

Lors d’un entretien professionnel, sont abordés le projet professionnel du salarié, son désir d’évolution professionnelle au sein de l’entreprise (mobilité interne) et les besoins de formation nécessaires pour réussir à évoluer. Il remplace les différents entretiens et bilans obligatoires (entretien de seconde partie de carrière, de retour de congé maternité). Il est assorti d’une obligation de résultat contrôlée tous les 6 ans. 

Le but de l’entretien d’évaluation du salarié est quant à lui de fixer des objectifs au salarié et d’évaluer ses compétences.

2ème étape : Comment construire votre modèle d’entretien professionnel ? 

• Qui peut organiser un entretien professionnel ?

L’organisation de l’entretien professionnel relève de la responsabilité de l’entreprise. 

Toute personne chargée de la gestion des ressources humaines au sein de l’entreprise peut avoir la responsabilité d’organiser un entretien professionnel. 

Mais si un salarié souhaite solliciter un entretien il peut aussi le faire, notamment s’il ne veut pas attendre la date du prochain fixé pour évoquer son évolution professionnelle. 

• Qui doit réaliser l’entretien professionnel ? 

C’est souvent le supérieur hiérarchique direct des salariés concernés qui est amené à conduire l’entretien. Mais le manager de proximité n’est pas toujours le mieux placé pour savoir mener ce type d’entretien.

Il peut aussi être mené par le chef d’entreprise, les équipes RH, le responsable formation ou encore les équipes en charge du développement des compétences, qui ont une vision plus globale des évolutions à venir, des différents métiers de l’entreprise et des orientations stratégiques. 

Le choix est libre et dépend de l’organisation de l’entreprise et des moyens disponibles. 

• Pourquoi est-il important de structurer votre modèle d’entretien professionnel ?

• Pour accompagner la conduite de l’entretien professionnel : Ce modèle permet de créer une trame d’entretien pour construire le déroulement de l’entretien. Il sert de fil conducteur. 

• Pour informer : L’entretien doit être un temps d’écoute et de dialogue constructif entre les deux parties. Le but est de transmettre des informations utiles tant aux managers qu’aux collaborateurs. Il est donc conseillé de sélectionner en amont les bonnes questions amenant des réflexions pertinentes.

• Pour orienter : Le but de la discussion est de développer le projet de carrière du salarié et de lui fournir des conseils en évolution professionnelle concrets. La finalité de l’échange ? Mener à la formation qui répond aux besoins du collaborateur. 

• Pour évaluer : En s’entretenant avec le salarié, il est possible de faire le point sur l’année écoulée. Cela permet de vérifier l’évolution du projet par rapport aux objectifs fixés. C’est aussi l’occasion de réaliser une évaluation professionnelle, même si l’entretien professionnel n’a pas pour vocation première d’évaluer les performances d’un salarié ou l’atteinte des objectifs.  

• Comment construire votre modèle d’entretien professionnel ? 

1er point : Fixer une date

L’entreprise doit organiser les entretiens professionnels le plus efficacement possible. L’entretien doit avoir lieu pendant le temps de travail et est assimilé à du temps de travail effectif. Il a lieu dans les locaux de l’entreprise. 

Le choix de la date dépend donc de l’accord national et de l’autorité territoriale régissant la politique RH de l’organisation. Il faut aussi se référer au Code du travail et à l’accord d’entreprise. 

Le calendrier des entretiens professionnels est fixé selon ces prérequis.

2ème point : Sélectionner les questions pertinentes 

Poser des questions sert de repère pour mener efficacement un entretien. Elles peuvent être élaborées suivant une grille d’entretien.

Elles doivent aussi amener les employés à exprimer ouvertement leur projet. C’est pourquoi le contenu de l’entretien est structuré de manière à engager la discussion et à amener une réflexion. 

3ème point : Construire ses réponses

Il s’agit surtout de préparer un entretien en amont pour fluidifier l’échange et le rendre naturel. De ce fait, “organisation” et “planification” sont les points clés du modèle d’entretien professionnel. 

Important : Le modèle parfait n’existe pas ! L’entretien professionnel est amené à évoluer pour répondre aux besoins de l’entreprise. Ces mêmes besoins divergent en fonction du secteur d’activité et des objectifs internes.

3ème étape : Quels sont les bénéfices du modèle d’entretien professionnel ? 

• Pendant l’entretien professionnel 

Le modèle aide à rester à l’écoute 

Il faut garder en tête qu’un entretien est avant tout un échange. Pour éviter que la discussion ne soit à sens unique, il est recommandé d’encourager le collaborateur à mettre en avant son projet professionnel. 

Formaliser l’incompréhension et les hésitations simplifie aussi le dialogue. En effet, exprimer une vision qui nous est chère peut être source de contrariétés durant l’entretien. C’est pourquoi il ne faut pas hésiter à reformuler les propos pour clarifier l’idée. 

À savoir : Faire preuve d’empathie et d’écoute active intensifie l’appréciation de la valeur aux yeux de l’employé. Cela permet d’instaurer un climat de confiance.

Le modèle est un support pour prendre des notes 

Bien que l’entretien professionnel soit différent de l’entretien de recrutement, la prise de note reste de mise. Elle souligne les réussites, les points forts et les axes d’amélioration du salarié et aide à garder en mémoire les points clés de l’échange.

Lors de la restitution du compte-rendu, ces points sont repris pour structurer un plan de formation adéquat.

Le modèle aide à faire des propositions ciblées 

En gardant en tête la politique de formation de l’entreprise, le référent peut définir les objectifs de formations et les différents dispositifs de formation répondant aux objectifs du salarié.

On peut citer par exemple : la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences), les certifications ou l’OPCO (Opérateur de Compétences).

À savoir : Les dispositifs cités sont des options non-obligatoires. La fonction RH peut aussi faire appel à de nouveaux concepts comme le “social learning”, qui fait appel au collectif et au partage d’expérience au sein d’une même entreprise. Elle lève également le voile sur certains métiers phares de l’organisation en stimulant le développement des compétences. 

• Après l’entretien professionnel 

Le modèle permet de garder une trace

Le modèle d’entretien professionnel sert de récapitulatif à partir duquel est établi un compte-rendu d’entretien dont une copie est remise au salarié. 

Il est aussi utile comme bilan individuel de l’année écoulée. 

Attention : L’employeur doit pouvoir prouver qu’il a bien remis ce compte-rendu.

Le modèle permet de suivre l’évolution

L’évolution peut être aussi bien professionnelle ou liée à la progression salariale. Le suivi d’un entretien aide à faire le point sur l’avancée de la carrière. Il remet également en question la pertinence du plan d’actions mis en place. 

Le modèle guide le plan de formation

Après restitution, le manager doit pouvoir aligner les aptitudes de l’employé avec les besoins de l’entreprise et sa politique RH. Une discussion peut alors être planifiée avec les responsables de la gestion des ressources. 

L’objectif est de formaliser au mieux les actions de chacun et de proposer le meilleur plan de formation.

L’ensemble de ces actions s’inscrit dans la GPEC de l’entreprise. 

Le modèle accompagne la gestion des ressources humaines

L’entretien professionnel accompagne la réflexion sur les évolutions professionnelles et sur la mise à jour des fiches de poste.

Dans le même temps, il apporte une vision personnalisée de la formation. Le but est d’accompagner le salarié dans l’acquisition des compétences professionnelles correspondant au poste visé. 

Que retenir de ces 3 étapes pour construire votre modèle d’entretien professionnel ? 

L’entretien professionnel ne s’adresse pas uniquement aux grandes entreprises. Il touche toutes les structures, à taille humaine ou non. L’objectif de cet entretien est de mettre en avant les perspectives d’évolution de carrière des employés et de favoriser le maintien de l’employabilité dans la structure. Le but est d’ajuster le projet professionnel du salarié et la stratégie de développement de l’entreprise. Il devient alors un outil stratégique structurant la valorisation des salariés en développant les compétences en interne.