La communication interne est devenue centrale pour la stratégie d’entreprise. Elle sert aujourd’hui à faire vivre l’organisation et possède un véritable pouvoir collaboratif pour fédérer et motiver les collaborateurs, notamment dans les moments difficiles. Elle permet de recréer du lien social et donne aux salariés la possibilité de s’exprimer. Elle dessine de nouvelles relations entre les équipes, les managers et la direction. Voyons ensemble les points de vigilance à surveiller pour assurer une bonne communication interne au sein de votre entreprise.
Communication interne en entreprise : La bonne transmission de l’information
• Le rôle de la communication interne
Le rôle premier de la communication interne est de relayer et de transmettre des informations sur la vie de l’entreprise à chaque collaborateur. Elle aide à mieux comprendre la situation générale de l’organisation, notamment ses évolutions et son marché, ainsi que les objectifs internes à atteindre. Elle peut être perçue comme du marketing interne. La communication interne en entreprise doit également permettre d’harmoniser le dialogue social.
À savoir : La stratégie de communication de l’entreprise comprend à la fois la communication interne et la communication externe. Elles participent toutes les deux à l’image de l’entreprise et sont le relais de la marque employeur. La communication externe inclut notamment les relations publiques et les relations-presse.
• La détermination des destinataires
Assurer une bonne communication interne passe par l’identification de la cible interne. Il peut s’agir de l’ensemble des salariés d’une entreprise, mais ce n’est pas le cas à chaque fois. Bien identifier les cibles va limiter les problèmes, notamment s’assurer de n’oublier personne. Il est important d’éviter que certains collaborateurs ne se sentent mis à l’écart ou ignorés, ils peuvent ressentir un manque de considération si cela arrive.
Il convient de s’assurer que tous les métiers ou tous les sites soient bien représentés en interne. Ne pas se concentrer uniquement sur les employés de bureau dans l’accès à l’information !
• La ponctualité de l’information
Bien communiquer passe par de la ponctualité ! Mais qu’est-ce qu’on entend par ponctualité ? Et bien, il faut trouver le bon timing.
Il convient de veiller à ce que l’information ne soit pas obsolète, c’est-à-dire qu’elle soit toujours d’actualité au moment de la diffusion. Si l’information arrive trop tard, elle ne sera pas d’une grande utilité. Plus l’attente est longue pour communiquer, plus le risque de rumeurs grandit. De plus, il faut être vigilant à ce que l’environnement externe à l’entreprise ne soit pas informé avant le personnel.
Mais il peut aussi être nécessaire de prendre un peu de recul pour déterminer la meilleure façon de communiquer une information. Pas de précipitation, qui peut amener à prendre de mauvaises décisions.
• La clarté de l’information
L’information doit être claire, concise et compréhensible par tous. Si ce n’est pas le cas, un mauvais message est diffusé, ce qui induit inévitablement une mauvaise compréhension. Les informations internes et externes communiquées doivent être pertinentes et complètes. Attention à l’ambiguïté qui peut entraîner de la confusion !
• L’accessibilité de l’information
L’information interne doit être accessible à tous ceux concernés par ce qu’elle contient, que ce soit les cadres, les employés, les apprentis, mais aussi les stagiaires. Chaque collaborateur doit pouvoir retrouver l’information pour y revenir si besoin.
Un moyen de participer à l’accessibilité de l’information est de garder une trace écrite pour aider à conserver les informations importantes. Pour ce faire, prendre l’automatisme de désigner une personne chargée de résumer une réunion ou une présentation, afin de diffuser en interne les notes à l’ensemble des participants.
• L’interaction de l’information
Faire circuler l’information interne passe par le recours aux différentes techniques de communication :
– La communication ascendante : Faire circuler l’information et faire remonter du collaborateur aux managers puis à la direction générale. Elle représente le droit d’expression des salariés,
– La communication descendante : L’information circule de la direction générale aux managers et équipes internes, puis aux salariés,
– La communication transversale (ou communication horizontale) : La communication se fait sans considération du statut hiérarchique,
– Si les communications internes sont à sens unique, elles traduisent un manque cruel d’interaction.
Communication interne en entreprise : La transparence de l’information
La communication interne en entreprise accompagne la gestion des ressources humaines (GRH) et la gestion du personnel. Instaurer une communication interne est primordial pour promouvoir une démarche RSE auprès de l’ensemble des salariés.
• L’instauration d’un climat de confiance
La confiance des collaborateurs passe par la transparence de la communication. Si elle est trop vague et floue, elle est moins fiable et perd en légitimité. Les salariés ont besoin de savoir ce qui se passe dans l’entreprise et de comprendre le pourquoi des décisions prises. Si les salariés comprennent le bien-fondé des changements, ils les accepteront beaucoup mieux. Faire preuve de pédagogie est nécessaire.
De plus, la communication interne est un levier pour créer en interne un sentiment d’appartenance et renforcer la culture d’entreprise. Elle implique les équipes en interne et favorise l’esprit d’équipe, pour la défense de l’intérêt collectif aux dépens de l’intérêt personnel.
Être transparent et honnête sur les valeurs de l’entreprise permet d’y faire adhérer les collaborateurs, mais également d’attirer de nouvelles recrues et de fidéliser les talents. Cela participe activement au déploiement de la notoriété de l’entreprise.
À savoir : La communication institutionnelle, ou communication corporate, définit le type de communication mis en place pour promouvoir l’image de marque de l’entreprise.
L’un des enjeux de la communication interne est de faire des collaborateurs de véritables ambassadeurs de la culture d’entreprise. Une communication de qualité va renforcer la cohésion interne du groupe et motiver les salariés à travailler ensemble autour d’un projet d’entreprise commun. Les échanges internes et externes sont ainsi facilités.
• L’adéquation entre le discours tenu et les faits
La stratégie de communication interne doit aligner les enjeux externes et les valeurs de l’entreprise. La direction doit accorder l’importance nécessaire à la communication pour favoriser son développement. Le discours corporate adopté doit être crédible et simple. Il est important d’insister sur une formulation cohérente des messages. L’écueil à éviter est de mentir ou de masquer une information délicate. Les actes, notamment des dirigeants, doivent être en accord avec le discours vanté. L’entreprise doit agir selon les valeurs qu’elle prône. La communication interne ne doit pas être uniquement une façade !
À savoir : La communication de crise regroupe l’ensemble des techniques et actions de communication entreprises pour lutter contre les effets négatifs d’un événement imprévu. L’équipe de direction doit être soudée, porter un même message et avoir une grande cohésion. Il est impératif que les salariés restent fidèles à l’entreprise. Ils sont des porte-paroles et jouent un rôle majeur dans la réputation de l’entreprise.
Communication interne en entreprise : Le juste équilibre dans la quantité d’informations
• La régularité de l’information
La communication interne en entreprise a pour but de faire circuler l’information.
Il faut faire attention à la quantité et la fréquence de diffusion des informations. Les salariés ont besoin de recevoir régulièrement des nouvelles de leur entreprise. Cependant, ils doivent avoir assez de temps pour lire et regarder les contenus qui les intéressent. Trop communiquer, c’est prendre le risque que des éléments importants passent à la trappe. Si les salariés sont parasités par une multitude d’informations, ils ne savent plus quelles informations les concernent vraiment. De plus, les interruptions provoquées par ces informations les rendent moins concentrés sur les tâches quotidiennes à accomplir.
• L’élaboration d’un plan de communication
En l’absence de politique de communication commune, chaque individu et chaque équipe choisissent ses propres normes et méthodes de communication, entraînant un risque de conflit.
Établir une politique de communication interne à respecter par tous va réduire le plus possible le partage de fausses informations et effacer les barrières de communication entre les employés en interne.
Mieux communiquer passe par un plan de communication interne qui structure la communication globale. Il prévoit des actions de communication interne, notamment de l’événementiel comme l’organisation de séminaires, de réunions hebdomadaires ou encore de points d’équipe.
Un plan d’action opérationnel et précis aide à trouver le bon moment et la bonne manière de diffuser l’information. Une communication efficace doit être régulière et récurrente : créer un planning éditorial et un affichage dynamique participe à cette régularité.
Un comité de liaison a pour rôle de coordonner et renforcer la communication écrite, orale et digitale.
Communication interne en entreprise : Le choix des moyens de communication
• Le tri dans la multitude des instruments
Les canaux de communication interne, les flux et les processus au sein d’une organisation sont devenus plus complexes, ce qui peut rendre le message différent de ce qui a été dit au départ. Il faut faire attention à la multiplication des moyens de communication afin d’éviter que l’information ne soit éparpillée et difficilement retrouvable.
Les outils de communication interne à disposition étant multiples, il est primordial de se mettre d’accord sur lesquels employés pour quel usage. Un média précis et unique doit être utilisé pour diffuser les informations importantes ou sensibles concernant les salariés. L’objectif est de choisir le média qui correspond le mieux au contexte de l’entreprise.
Attention : S’assurer que le média utilisé respecte les données des utilisateurs, un sujet auquel sont sensibles les collaborateurs.
Le choix des instruments doit prendre en compte le mode de communication, les supports internes de transmission, la cible interne ainsi que la priorité du message à délivrer.
La qualité de la communication repose sur l’utilisation des méthodes adaptées.
Certains médias génèrent une attente d’instantanéité, définir des politiques quant à l’envoi des messages peut être pertinent, notamment pour le respect du droit à la déconnexion.
• La sélection des outils à disposition
La communication interne de l’entreprise repose notamment sur différents supports de communication. Les différents types de communication, écrits ou digitaux, ont notamment pour rôle de relayer la marque employeur sur les médias sociaux et les réseaux sociaux d’entreprise.
La communication rédactionnelle (newsletter, journal interne, bulletin interne, communiqué interne, affichage interne, flyer, emails) doit suivre une ligne éditoriale et appuyer l’image de marque de l’entreprise.
Les supports de communication interne traditionnels, comme la réunion, favorisent le dialogue.
À l’ère digitale, améliorer la communication interne passe inévitablement par l’utilisation d’outils technologiques adaptés. La communication digitale est primordiale aujourd’hui. Les outils de communication numérique facilitent l’accès à l’information, participent à une meilleure efficacité professionnelle et à une amélioration interne du collaboratif entre les équipes.
Maintenir une bonne communication interne peut passer par :
– Un Intranet : réseau social d’entreprise, il permet d’encourager la communication efficace entre la direction générale, les managers et les employés internes, Des outils de communication collaboratifs comme Google Drive,
– Des canaux de discussion interne à l’entreprise avec des applications de messagerie instantanée comme Slack, qui font partie de la communication informelle et renforce la relation interne,
– Un outil interne de gestion de projet en ligne, par exemple Trello,
– Des newsletters, un outil de communication interne pour maintenir et coordonner les relations publiques entre les partenaires,
– Favoriser les communications horizontales,
– Créer en interne des activités de team-building pour renforcer la cohésion,
– L’utilisation de la visioconférence pour garder le lien social à distance.
Communication interne en entreprise : La coordination de la communication
• L’investissement de l’ensemble des acteurs de l’entreprise
La communication interne de l’entreprise peut être gérée par la direction générale, par le service des ressources humaines ou par le service communication, à savoir le directeur de la communication, le responsable de la communication ou le chargé de communication.
L’ensemble de l’équipe doit travailler de concert. Le dirigeant ne peut, à lui seul, établir de mettre en œuvre sa stratégie de communication interne, il doit s’appuyer sur l’ensemble de son équipe pour une meilleure cohérence et une meilleure diffusion du message. Il est important de coordonner la communication dans l’entreprise.
L’écoute active des besoins des collaborateurs entraîne une implication dans les décisions internes stratégiques de l’entreprise, ils deviennent parties-prenantes.
• Le rôle de communicant des managers
Les managers sont un rouage essentiel de la communication interne. Ils sont une pierre centrale de la communication ascendante et de la communication descendante, en étant le relais de la communication. Le management doit accompagner la communication pour rendre le changement possible et inversement. En effet, la communication interne est un levier de management : information, convivialité, participation, fédération, implication et identification sont autant de composantes qui participent à un bon management.
Si le leadership managérial de l’organisation a un problème de communication, l’environnement de travail peut être source de confusion et le manager peut perdre en crédibilité. Dans cette situation, une formation communication peut être envisagée pour apprendre à gérer la communication.
Que retenir de ces 5 points de vigilance pour la communication interne de votre entreprise ?
La communication interne entre dans la politique de communication et la stratégie de l’entreprise. C’est un véritable outil de gestion avec de multiples fonctions. Le numérique et l’humain sont les piliers d’une communication interne dynamique. Pour être efficace, elle doit reposer sur une organisation collaborative et participative. Clarté, transparence et juste équilibre sont de mise ! La performance de l’entreprise est directement liée à la qualité de la communication interne. Cette qualité joue également sur la satisfaction client.
Une agence de conseil RH peut vous aider à développer la communication interne au sein de votre entreprise, en s’adaptant à votre contexte et à vos besoins.
En bonus : Découvrez l’épisode 6 du podcast « Le Coin RH » de Factorial sur la communication interne, avec des conseils et un plan d’action pour faire la différence :
