Séminaire d’entreprise : 8 raisons de recourir à l’agence mRHq pour son organisation

Séminaire d’entreprise : Vous aider à cerner votre besoin

Avant de se lancer dans un projet de séminaire, il est important de bien identifier et connaître le besoin. L’identification du besoin passe par l’analyse des équipes, des relations sociales internes ainsi que des pratiques en place afin de s’assurer que le séminaire d’entreprise se déroule sans encombre et soit adapté à la cible visée. 

Le séminaire doit également respecter l’image de marque de l’entreprise et favoriser un bon climat social. 

En passant par cette première étape, vous allez être en mesure de proposer un événement d’entreprise qui correspond réellement à vos équipes et dans lequel ils vont pouvoir se sentir à l’aise et en profiter pleinement.

Séminaire d’entreprise : Vous accompagner dans le choix du type de séminaire 

Il existe plusieurs types de séminaires d’entreprise répondant à des objectifs différents.

Définir les objectifs du séminaire professionnel permet d’avoir une idée claire du style de contenu et des activités à proposer pour les atteindre : 

• Récompenser les équipes, 
• Améliorer la relation entre les collaborateurs, 
• Lancer un nouveau produit, 
• Fêter la fin d’année, 
• Célébrer l’anniversaire d’entreprise, 
• Discuter des résultats de la société et faire un bilan,  
• Mettre en place une stratégie suivant les objectifs définis, 
• Etc. 

Par rapport à l’objectif premier de l’événement, il est alors possible de choisir entre les différents séminaires : 

• Le séminaire de travail : Se concentrer sur l’activité de l’entreprise en incluant les salariés dans la démarche lors d’une réunion de travail.

• Le séminaire de direction : Réservé aux partenaires sociaux, aux actionnaires et aux dirigeants, il permet d’aborder des sujets stratégiques, financiers et administratifs.

• Le séminaire de management : Ciblant les managers, il axe les réflexions sur les pratiques managériales et le management en place.

• Le séminaire d’intégration : Ce séminaire d’entreprise est organisé pour mettre en avant l’arrivée de nouveaux collaborateurs et bien les accueillir.

• Le séminaire de formation : Il s’inscrit dans le cadre de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et du développement de l’employabilité interne. Les participants peuvent se former par exemple sur l’utilisation d’un nouveau logiciel, sur la maîtrise de la langue anglaise ou encore sur le développement de soft-skills (apprendre à convaincre, persuader, pitcher).

• Le séminaire de cohésion ou séminaire de motivation :  Il a pour objectif de développer, de renforcer ou de sceller la motivation, la cohésion et l’esprit d’équipe d’un groupe, afin de favoriser et de maintenir la productivité.  

• Le séminaire mixte : L’occasion de se réunir pour discuter du développement stratégique de l’entreprise avec des séances de travail tout en profitant de l’instant pour souder les équipes et développer les relations sociales. Il inclut travail et détente.

Séminaire d’entreprise : Vous épauler pour définir le budget alloué

Une fois que les objectifs sont bien définis en amont et que le type de séminaire est choisi, il est venu le temps de réfléchir au budget à allouer à l’événement. En effet, la réalisation d’un séminaire d’entreprise est un réel investissement. 

La définition préalable de votre budget global permet de respecter une ligne de conduite dans les choix à faire. 

Si vous avez un petit budget, vous devrez peut-être faire des compromis sur certains éléments, mais cela ne signifie pas que votre séminaire sera moins réussi. 

L’agence mRHq vous aide à faire les choix nécessaires.

Séminaire d’entreprise : Vous assister dans la réalisation du brief

La planification est le mot d’ordre de l’organisation d’un événement corporate pour ne pas se retrouver dépassé par les aléas. La logistique représente une partie importante de l’organisation d’un séminaire d’entreprise afin de garantir sa réussite et que tout se passe sans accroc.

Il est important de savoir garder son professionnalisme, même en cas d’imprévu, pour adapter le format de l’événement en fonction des aléas : météo, retard des réunions, contexte sanitaire, prestataire absent, etc.

Il est essentiel d’avoir une ligne directrice, une trame qui va guider l’organisateur au fil des étapes. 

La réalisation d’un brief avec la réponse aux questions suivantes est indispensable pour assurer le bon déroulé de l’événement : 

• Qui ? 

Pour connaître le nombre de participants présents le jour de l’événement.

La gestion des inscriptions et des participants à l’événement est une partie importante de l’organisation de l’événement. 

L’envoi et le suivi des invitations peuvent être effectués par l’agence mRHq, qui peut également assurer les relances aux invités qui n’ont pas encore indiqué leur présence ou non. 

Il est important de ne pas sous-estimer le nombre de participants pour prévoir suffisamment de places et de services pour tout le monde. Il peut être opportun de créer des badges pour les invités s’ils ne se connaissent pas tous (rassemblement de tous les collaborateurs des agences situées en France). 

Sans oublier qu’il peut y avoir quelques surprises le jour J : des personnes qui n’avaient pas indiqué qu’elles venaient et qui sont finalement présentes, à l’inverse des personnes qui étaient comptées comme participantes et qui en définitive ne sont pas venues. Il faut être préparé à ce genre d’éventualités ! 

Il est également important de prévenir les participants s’ils ont besoin de prévoir une tenue particulière pour le séminaire d’entreprise (tenue de sport, chaussures de randonnée, déguisements, etc.). 

• Quand ? 

La sélection d’une date appropriée est fondamentale. Votre événement professionnel doit avoir lieu à une date qui convient à l’audience pour qu’elle soit en grande majorité disponible.

Évitez si possible : 

• les jours fériés et week-ends de ponts, 
• les vacances scolaires, 
• les jours d’événements nationaux ou internationaux (élections, Jeux Olympiques, Coupe du monde de football, …)
• une période de suractivités pour l’entreprise, 
• etc. 

Le séminaire d’entreprise peut avoir lieu :

• en début de semaine : cette option permet de commencer la semaine sur une note d’originalité qui change de la routine hebdomadaire. De plus, si l’événement est organisé de manière tardive il y a plus de chance d’avoir des disponibilités en début de semaine plutôt qu’en fin, 
• en fin de semaine : pour terminer la semaine sur un moment convivial et fédérateur, 
• ou même le week-end : pour dissocier la détente avec la période de travail habituelle, et cela offre la possibilité de partir plusieurs jours, parfois même de voyager à l’étranger.

Quelle est la durée idéale d’un séminaire ? Déterminer la durée parfaite d’un séminaire d’entreprise va dépendre de plusieurs éléments : elle peut se limiter à une demi-journée ou s’étaler sur plusieurs jours. 

• Pourquoi ? 

Le pourquoi du séminaire permet de faire ressortir l’objectif à atteindre lors du séminaire : Quel est le but de ce séminaire pour l’entreprise ? 

• Quoi ? 

Le quoi du séminaire fait référence au type de séminaire à réaliser qui doit correspondre aux attentes de l’entreprise.

• Où ? 

Pour définir le lieu, autant l’hébergement que la localisation globale de l’événement. 

L’agence mRHq met un point d’honneur à choisir un lieu de séminaire avec soin, en prenant bien sûr en compte la capacité d’accueil. Le choix du lieu doit correspondre au mieux à l’ADN et aux valeurs de l’entreprise. 

Le lieu de l’événement doit aussi être adapté à vos besoins et à votre budget. Il doit également être facile d’accès pour tous ceux qui doivent y participer.

Le dépaysement par rapport au cadre habituel de l’entreprise permet de partager des moments entre collègues dans une ambiance conviviale et festive. 

Une simple brochure ne permet pas toujours de déceler la véritable qualité de l’endroit : l’agence mRHq peut donc se déplacer sur place pour visiter les lieux et s’assurer que celui-ci répond bien à vos attentes. 

Il existe une multitude de lieux possibles : hôtel-restaurant, campings, parc d’attractions, centre des congrès, parc des expositions, châteaux, manoir, etc. Autant de lieux atypiques et originaux sont envisageables ! 

S’il s’agit d’un séminaire résidentiel, il faut trouver un hébergement adapté. 

Si besoin, l’agence mRHq s’assure que le lieu sélectionné dispose d’un auditorium, de salles de réunion, de salles de séminaires ou encore de salles de conférence pouvant accueillir l’ensemble des participants.

À savoir : La présence d’un espace modulable est également une aubaine pour l’organisation d’un séminaire d’entreprise. Si vous le souhaitez, privatiser le lieu événementiel peut être envisageable sur demande.

• Comment ? 

Comment se déroule un séminaire d’entreprise ? Pour choisir et organiser des activités, les repas, les moyens de transport, les disponibilités, les soirées à prévoir. 

S’assurer du bon déroulement du séminaire passe par l’organisation d’un ensemble d’activités et d’animations. Rien de pire qu’un événement d’entreprise où les participants s’ennuient et regrettent d’être venus ! 

Un bon séminaire mixte de cohésion et de motivation doit réussir à combiner : 

• Des activités formelles : conférence, séance plénière, atelier pédagogique, réunions de travail, séance de travail, etc. 
• Des activités ludiques : activités sportives (olympiades, karting, rallye pédestre), ateliers culinaires, dégustation de vin, murder party, chasse au trésor, escape game, quizz, énigmes, etc. 

De nombreuses activités peuvent ainsi être programmées, plus ou moins insolites et originales. Ces activités de team-building sont l’occasion de favoriser l’intelligence collective et participer à la fidélisation des équipes. Vous pouvez voir ces moments comme l’occasion de remotiver et de valoriser les collaborateurs si nécessaire. 

Les repas sont des moments précieux qu’il ne faut pas négliger dans l’organisation du séminaire : déjeuners, apéritif dînatoire, cocktail dînatoire, buffet, banquet, dîner gastronomique, food truck, etc.  Les possibilités sont nombreuses.

Ne pas oublier la pause-café avec des petites viennoiseries, ça fait toujours plaisir ! 

L’appel à un service traiteur peut permettre de choisir des menus appropriés.

Il faut s’assurer de bien connaître les régimes alimentaires et les allergies et intolérances des convives en amont, pour adapter les repas en conséquence. L’envoi d’un Google Forms ou d’un Doodle permet de récolter les informations à ce sujet.

Prévoir les moyens de transport nécessaires pour l’ensemble du séminaire est nécessaire pour pouvoir se déplacer sans encombre entre les différents lieux prévus. 

Enfin, une soirée d’entreprise intégrée dans un séminaire peut être l’occasion de créer un environnement plus festif : dj, orchestre, groupe de musique, karaoké … l’agence mRHq choisira les prestataires qui correspondent à l’ambiance que vous souhaitez donner à cette soirée pour qu’elle reste dans les mémoires ! 

Séminaire d’entreprise : Respecter le cahier des charges 

Le cahier des charges est le document qui regroupe l’ensemble des informations, des missions et des exigences liées à l’organisation du séminaire. C’est un moyen de hiérarchiser les priorités, de structurer les missions et de planifier les activités. 

Sous la forme d’une présentation numérique ou d’un livret, le cahier des charges contient l’ensemble des devis et des activités sélectionnées. 

Il permet de créer un rétroplanning et un programme détaillé de l’événement et de le peaufiner si ce dernier ne convient pas à l’instigateur, c’est-à-dire vous. La décision finale vous revient de droit.

Le rétroplanning permet d’assurer une bonne coordination générale de toutes les actions et ainsi la bonne organisation du séminaire d’entreprise.

L’envoi du planning final, des contacts et de l’ensemble des factures et devis à régler pour l’occasion fait partie de la prestation de service.

Séminaire d’entreprise : Faire preuve d’anticipation

Souvent long et énergivore à préparer en termes de temps, le séminaire est l’une des activités événementielles qui se doit d’être préparé à l’avance. 

Une avance qui peut se compter en mois, voire en années selon l’ampleur du projet, du type de séminaires et du nombre d’invités.

Ne pas oublier que les lieux ou les salles de réception les plus prisés partent très vite ! 

L’agence mRHq peut être à vos côtés, que ce soit au niveau de l’organisation ou de la gestion de l’événement. Les détails logistiques pendant le séminaire peuvent sembler insignifiants, mais ils peuvent faire toute la différence entre un événement réussi et un événement raté. 

Anticiper au maximum l’organisation de séminaire d’entreprise et prévenir dès que possible l’agence en conseil RH pour s’organiser et trouver le lieu idéal qui répond à tous les besoins.

Il est important d’informer et de convaincre les participants à l’événement afin qu’ils puissent prendre part activement à celui-ci.

Le recours à un prestataire externe, comme l’agence en conseil RH mRHq, permet de dégager du temps et d’assurer l’organisation d’un événement sur-mesure, répondant aux attentes et objectifs fixés par chacun. 

Séminaire d’entreprise : Faire vivre à vos collaborateurs un moment unique 

Le séminaire d’entreprise est un outil de management RH. Il permet de renforcer la cohésion d’équipe. Cet événement interne a lieu en dehors du cadre professionnel habituel. 

Les objectifs du séminaire d’entreprise se déclinent autour de la cohésion, de la culture d’entreprise et de la diffusion de la marque employeur. C’est un atout stratégique pour renforcer l’esprit d’équipe et garantir la transparence des décisions prises pour et par l’entreprise. Faire appel à l’agence mRHq pour l’organisation de cet événement vous assure de passer un moment en cohérence avec vos valeurs et en adéquation avec vos besoins. 

La culture interne de l’entreprise et le séminaire nouent une relation étroite et se nourrissent l’un de l’autre. Le séminaire permet de faire vivre la culture d’entreprise, de créer un sentiment d’appartenance et de resserrer les liens. 

L’agence mRHq peut vous proposer un projet qui répond à l’ensemble des critères et représentant l’entreprise telle que pensée par le dirigeant, et le rendre mémorable pour tous les participants. 

Attention : Ne pas confondre l’incentive, le team building et le séminaire d’entreprise. L’incentive est l’ensemble des méthodes utilisées pour stimuler la motivation des cadres d’une entreprise. Le team building, “construction d’équipe” en français, est le fait de travailler en équipe afin d’optimiser les compétences de chacun et de renforcer la cohésion d’équipe. Enfin, faire un séminaire d’entreprise est un événement interne à l’entreprise mis en œuvre en dehors du cadre de travail habituel. 

À la fin du séminaire, il est toujours intéressant d’obtenir des feedbacks de la part des participants. En effet, en prenant en considération leurs remarques et leurs impressions, cela permet d’améliorer l’organisation du prochain séminaire. Vous pouvez ainsi savoir ce que les participants ont apprécié et à l’inverse ceux qui leur a moins plu et adapter en conséquence. Il est important de ne pas laisser trop de temps s’écouler entre la fin du séminaire et le débriefing, idéalement dans les 48 heures suivant la fin du séminaire d’entreprise.

Si un photographe était présent lors de l’événement, vous pouvez également offrir un livre photo aux participants du séminaire, un joli souvenir à conserver. Cheerz vous offre la possibilité de créer des albums photos qui vous ressemblent.

Séminaire d’entreprise : Les formules de l’agence mRHq pour l’organisation de vos événements d’entreprises

Afin d’éviter tout le stress lié à l’organisation de votre event, nous vous accompagnons dans : 

• la recherche de prestataires (logement, animateur, traiteur, etc.), 
• la création de votre feuille de route, 
• l’orchestration du grand jour, 
• …

Notre formule “coup de pouce” : Le temps ou les idées vous manquent, pourtant vous rêvez d’un event unique ? À partir du montant de votre budget, nous vous accompagnons sur quelques missions en fonction de votre besoin. L’idée : sélectionnez uniquement ce dont vous avez besoin !

Notre formule “clés en main” : nous prenons en charge l’organisation de votre événement. Le Jour J est arrivé, tout est prêt ! Il ne nous reste plus qu’à vous passer les clés. On vous laisse gérer le déroulé de votre journée. 

Notre formule “Enjoy” : Vous rêvez d’organiser votre event en toute quiétude, sans le stress de l’organisation et des doutes qui l’accompagnent ? Nous prenons les choses en main : nous organisons votre event sur-mesure de A à Z, nous nous déplaçons sur les lieux le jour J, nous nous rendons entièrement disponibles et nous pouvons animer ou coanimer votre séminaire d’entreprise.  

L’agence mRHq s’assure de bien communiquer avec les différents intervenants de l’événement, afin de gérer au mieux l’organisation et anticiper les imprévus.