5 moyens d’utiliser l’affichage pour améliorer la communication interne de votre entreprise

Affichage et communication interne : Diffuser les informations de l’entreprise

Le rôle de la communication interne est en premier lieu de diffuser des informations opérationnelles, obligatoires et utiles, auprès des collaborateurs. L’affichage, en sa qualité de support de communication au sein du groupe, participe bien évidemment à cette diffusion. 

On distingue deux types d’affichage interne complémentaires : obligatoire et informatif.

• L’affichage obligatoire

Il doit se trouver dans des lieux facilement accessibles par tous les salariés.

Il contient les informations suivantes : 

• Jusqu’à 10 salariés 
  • Les contacts à connaître (médecin du travail, inspecteur du travail, les urgences, le service d’accueil téléphonique chargé de la prévention et de la lutte contre les discriminations), 
  • L’intitulé de la convention collective ou de l’accord collectif du travail, 
  • Les horaires collectifs de travail et le repos hebdomadaire, 
  • La prévention des risques professionnels (DUERP), 
  • L’interdiction de fumer et de vapoter, 
  • Les consignes de sécurité, d’incendie et avertissement de zone de danger, 
  • La législation concernant l’égalité professionnelle et salariale entre hommes et femmes, la lutte contre les discriminations et le harcèlement moral et sexuel, 
  • Les panneaux syndicaux, 
  • Le travail temporaire,

• Entre 11 et 49 salariés, il convient d’ajouter : 
  • Les élections des membres de la délégation du personnel, 
  • Le CSE,

• Et à partir de 50 salariés : 
  • Le règlement intérieur, 
  • L’accord de participation.

• L’affichage informatif

Il porte sur la vie de l’entreprise et permet de transmettre des nouvelles internes à l’entreprise utiles. 

Il comprend notamment : 

• Les notes d’information, 
• Les plannings pour les salles de réunions, 
• Les événements et activités proposés par le CSE.

C’est un moyen de participer à la communication institutionnelle et de transmettre des informations plus corporates, du domaine RH ou de l’administratif. 

• L’accès à l’information

Le respect du droit à l’information des salariés

Quel que soit le secteur d’activité, afficher de l’information sur le lieu de travail est indispensable : L’employeur a l’obligation de respecter le droit à l’information des salariés. Il faut trouver les bons outils et supports pour valoriser les différents affichages et créer un impact sur les collaborateurs. L’adaptation aux surfaces de communication sert à une diffusion dans les locaux à bon escient. 

La localisation de l’affichage à destination des collaborateurs

Un affichage efficace a un impact fort sur les employés internes : Choisir avec soin son emplacement, en visant des endroits stratégiques, est donc important. Ne sous-estimez pas son pouvoir dans vos locaux pour la communication interne ! 

Il doit être positionné dans des endroits fréquentés par l’ensemble des employés, les endroits propices à l’installation de panneaux d’affichage sont notamment : 

• Le hall d’entrée, 
• La cafétéria, 
• Les salles de réunions, 
• Les salles de pause, 
• Les portes des locaux. 

Un communiqué interne ou une publication interne doit atteindre toutes les personnes concernées par l’information véhiculée, personne ne doit être laissée de côté !

Important : Le recours au télétravail de façon plus intense, en raison de la crise sanitaire, a incité à une supervision de l’interaction sociale à distance pour assurer la communication à chacun.

Affichage et communication interne : Valoriser l’image de marque de l’entreprise

Les objectifs de l’affichage au sein de l’entreprise peuvent être divers et variés : éduquer, informer, prévenir, transmettre, occuper, divertir, motiver, féliciter, fédérer, … Il doit s’adapter à toutes les stratégies et toutes les tailles de société. Le support de l’affichage veille à valoriser l’image de marque.

• Le respect du plan de communication interne dans le cadre de l’affichage

La communication institutionnelle, ou corporate, définit le type de communication mis en place pour promouvoir l’image de marque de l’entreprise.

Bien communiquer passe par :

• Établir un plan de communication interne opérationnel, 
• Choisir quels outils sont les bons pour atteindre au mieux les cibles.

Un système d’information interne efficace, comprenant l’affichage, passe par une politique de communication bien construite et définie. Instaurer une communication efficace et percutante est essentielle pour développer la marque employeur. 

Dans les grandes entreprises, un responsable de la communication interne peut être rattaché soit à la direction de la communication soit à la direction des ressources humaines (DRH). Le chargé de communication peut aussi s’occuper de la communication interne.

• L’utilisation d’un affichage à la fois esthétique et fonctionnel

Un affichage esthétique et fonctionnel valorise et met en valeur le message diffusé et donc l’image de marque de l’entreprise. Alors qu’au contraire, des supports non adaptés peuvent entraîner une répercussion négative et un effet néfaste. 

L’affichage doit aussi être universel pour harmoniser et uniformiser les campagnes dans l’entreprise. Tous les échanges internes et externes participent à l’image de l’entreprise et doivent donc retranscrire une identité visuelle cohérente. Il peut aussi être un outil de communication interne pour promouvoir la politique RSE auprès de l’ensemble des salariés. 

L’affichage peut aussi être très utile pour la communication de crise au sein de l’entreprise. Elle permet d’informer de façon rapide mais également de diffuser des messages clairs sur les consignes de sécurité à suivre.

• Le rôle d’intermédiaire des managers

Les managers sont des relais privilégiés de la communication interne et participent à sa dynamique. En effet, ils déclinent la stratégie de communication globale au niveau de leurs équipes respectives. Ils valorisent la participation de chacun à la réussite et à la performance de l’entreprise. Ils recueillent également les différents points de vue des collaborateurs. 

Avec ce statut, ils doivent faire comprendre à leurs équipes qu’il est primordial de bien prendre connaissance de l’affichage, de s’y référer régulièrement pour rester au courant des informations que l’entreprise partage au quotidien. 

À savoir : Si les managers ne sont pas à l’aise dans leur rôle, proposez-leur une formation communication interne. Son but ? Aider à mieux maîtriser le concept, à utiliser les bons outils internes et à mettre en place la bonne stratégie.

• Petit aparté : L’affichage pour valoriser l’image de marque dans la communication externe

L’affichage est défini par le dictionnaire Larousse comme “faire connaître au public par voie d’affiches, de panneaux”.

Dans la distinction communication interne et externe, la stratégie externe se rapporte notamment aux relations publiques et relations-presse. Elle participe à la notoriété de l’entreprise. L’affichage est ainsi un bon outil pour la communication externe et pour valoriser l’image de marque. 

Il peut ainsi être à destination des clients : 

• Dans la salle d’attente, 
• En vitrine des lieux de point de vente pour exposer l’affichage publicitaire, 
• Les présentations PLV et afficheur PLV (PLV = publicité sur le lieu de vente),
• Des bornes interactives sur le lieu de vente, 
• Des afficheurs indoor et outdoor, 
• Etc.   

Assurer une bonne communication dans l’entreprise grâce à un affichage pertinent participe à l’expérience-client et à la satisfaction client. 

Affichage et communication interne : Favoriser la productivité

Une communication interne efficace joue un rôle sur la productivité des équipes et la performance de l’entreprise. Pour ce faire, elle doit trouver le juste équilibre entre les différentes techniques de communication : 

• La communication ascendante : Faire circuler l’information et faire remonter du collaborateur aux managers puis à la direction générale. Elle représente le droit d’expression des salariés. 
• La communication descendante : L’information circule de la direction générale aux managers et équipes internes, puis aux salariés. 
• La communication transversale (ou communication horizontale) : elle se fait sans considération du statut hiérarchique.

Les échanges ne sont pas à sens unique : Il est primordial que la direction soit à l’écoute des retours terrain des équipes, et inversement, les équipes doivent être attentives aux informations communiquées par les dirigeants. 

• Le choix des différents supports d’affichage

L’utilisation d’un affichage rapide et simple à mettre en place va permettre un gain de temps non négligeable. De plus, il doit être facile à actualiser pour mettre à jour les informations en un instant.

Et petit point écolo : Le recours à l’affichage permet de réduire le besoin d’imprimer pour chaque collaborateur individuellement !

• Une limitation du recours au mailing

Les systèmes d’affichage permettent de limiter le recours au mailing. L’envoi et les échanges de mails entre les collaborateurs peuvent être parasites dans la réalisation du travail. 

De plus, lorsque les informations sont envoyées par e-mail, le salarié en prend connaissance une fois, lorsqu’il l’ouvre, mais il n’a pas spécialement l’occasion de le consulter régulièrement. Alors qu’avec l’affichage, il va y être confronté à chaque fois qu’il passe devant le panneau. Les salariés perdent ainsi moins de temps à traquer l’information s’ils savent où se trouve le panneau prévu à cet effet ! 

L’affichage en entreprise est donc essentiel pour la performance et la productivité de l’organisation. Une bonne communication interne peut permettre d’augmenter jusqu’à 25 % la productivité des employés ! 

• Le recours à des outils de communication interne dynamique en complément de l’affichage

Les entreprises disposent aujourd’hui de nombreux moyens d’offrir aux collaborateurs une communication interne dynamique et plus efficace. 

Ces différents outils viennent compléter l’affichage présent dans l’entreprise : 

• L’utilisation d’un Intranet, 
• Le recours à l’affichage digital, 
• L’organisation de visioconférence, 
• La mise en place d’un réseau social d’entreprise, 
• La réalisation de newsletters, 
• La création d’un journal interne, 
• Etc. 

De plus, de nombreuses applications collaboratives ont été développées. Avec une gestion centralisée sous forme de logiciel en mode SAAS, elles facilitent le partage de contenus de manière instantanée, et peuvent être utilisées entre collègues : Trello, Slack (messagerie instantanée), Google Drive par exemple. 

Important : Chaque outil mis en place doit encourager et favoriser la communication transversale entre les employés. 

Affichage et communication interne : Motiver et fidéliser les collaborateurs

L’un des types de communication interne est la communication motivationnelle : Impliquer les salariés afin qu’ils se sentent véritablement appartenir et intégrés à l’entreprise ! L’affichage peut servir de facteur de fidélisation et de motivation.

• La diffusion des valeurs de l’entreprise

Motiver et fédérer les équipes en interne passe notamment par des messages diffusés sur les fondements et les valeurs de l’entreprise. Le partage autour d’un projet d’entreprise commun, notamment via l’affichage, permet d’instituer un climat de confiance et une relation interne de proximité entre les dirigeants et les salariés. Une communication interne de qualité introduit un réel dialogue social et favorise un climat social plus agréable. 

Au-delà des communications internes axées sur les objectifs internes et valeurs de l’entreprise, l’affichage peut aussi être utilisé comme levier essentiel de cohésion interne et renforcer les liens entre les collaborateurs.

À savoir : Faire adhérer les collaborateurs aux valeurs et à la culture d’entreprise permet d’améliorer le sentiment d’appartenance et d’en faire de véritables ambassadeurs. 

L’un des enjeux de la communication interne est de créer une identité collective. Mobiliser les salariés passe par leur participation à la diffusion de l’information pour les impliquer dans la vie de l’entreprise. 
Chacun a besoin de se sentir utile et d’être récompensé lorsque le travail est bien fait : N’hésitez pas à féliciter les collaborateurs en partageant les réussites professionnelles sur les affichages !

La mise en place de team building peut être un atout pour créer une véritable cohésion, il permet d’échanger dans un contexte différent.

• L’instauration d’un climat de confiance

Il est essentiel de bien réfléchir pour trouver les bons supports pour valoriser l’affichage et créer un impact sur chaque collaborateur. 

Les contradictions et les incohérences dans la communication interne sont source de démotivation et de défiance de la part des salariés. Assurer une cohérence des messages diffusés dans les différentes communications faites : Pas de prise de position contradictoire ! 

Ne pas mettre en opposition les communications externe et interne : Le discours tenu face aux clients et aux partenaires doit être le même que celui véhiculé auprès des collaborateurs. 

Une bonne utilisation de l’affichage amène à faire circuler l’information de façon uniforme et contrôlée. Pour susciter l’adhésion, coordonner la communication interne est essentiel pour faire preuve de cohérence et d’efficacité. 

Affichage et communication interne : Dynamiser l’affichage

• L’affichage dynamique : qu’est-ce que c’est ?

L’affichage dynamique, aussi appelé digital ou numérique, permet de dynamiser la stratégie de communication interne. 

Les supports de communication dynamique sont variés : bornes tactiles, totems digitaux, tablettes tactiles, écrans digitaux, murs d’images. 

Ils permettent de diffuser des contenus multimédias comme : 

• Des vidéos de promotion de l’entreprise, 
• La diffusion des KPI, 
• Les photos des derniers temps forts de l’événementiel de l’entreprise, 
• Les informations sur les risques d’accident du travail.

Utiliser en interne différents formats de contenu multimédia de communication : sons, images, photos, vidéos, diaporamas, les possibilités sont nombreuses ! 

Les dispositifs digitaux sont une opportunité d’amélioration des communications internes.

• Un meilleur impact sur les collaborateurs avec l’affichage digital

L’affichage digital demeure une belle solution logicielle pour la communication interne. Dans la grande étude Afci de 2019, 92 % des répondants considèrent que la transformation digitale est favorable à la communication interne.

La communication digitale a plus d’impact sur les cibles que le média papier, qui manque d’attractivité pour capter l’attention.  L’affichage digital génère 10 fois plus de contacts visuels que l’affichage papier. L’information est ainsi plus visible et plus facilement mémorisée par les collaborateurs. Le taux de mémorisation est de 52 % pour un message diffusé sur les écrans digitaux, contre 10 % seulement pour le support papier ! 

Les solutions interactives sont des moyens de communication originaux. Par leur caractère innovant, elles attirent plus l’attention. Les communications diffusées en boucle tout au long de la journée ont ainsi plus de chances d’être vues et retenues que sur des papiers traditionnelles. Grâce aux écrans et à l’affichage, même les moins connectés des collaborateurs ont accès aux informations, sans discrimination.

À savoir : Des solutions digitales sont aussi proposées pour la signalétique dans les espaces de travail. 

• Le pilotage de l’affichage facilité

En utilisant l’affichage sur écran comme moyen de communication interne, l’entreprise véhicule une image plus moderne et plus dynamique. Les affichages dynamiques offrent une alternative à l’affichage traditionnel. Plus de flexibilité, plus réactif, plus ergonomique, ce média s’adapte mieux aux conditions de travail. 

Il facilite la transmission d’informations, de formations et de préventions destinées aux collaborateurs. Il permet d’alterner tout type de communication mais aussi d’adapter le message. L’accès à l’information est ainsi simplifié, intuitif et intégré à la vie de l’entreprise. 

L’affichage numérique permet de diffuser des messages personnalisés dans un lieu auprès d’un public précis. Il permet aussi d’avoir un défilement de nombreuses pages riches d’informations utiles. Ce n’est pas figé et le contenu peut être renouvelé en permanence. 

La mise à jour des contenus est importante, pour que la cible interne ne se lasse pas et ne se détourne pas de l’écran diffusant les contenus. Il est également possible d’automatiser la publication des contenus. 

Avec un réseau d’affichage numérique, si votre entreprise est présente sur plusieurs sites, il est plus facile de piloter et de diffuser en interne les mêmes informations au même moment à tous les collaborateurs sur plusieurs écrans grâce à un logiciel de gestion.

• Un affichage collaboratif facilité

Le média affichage dynamique peut être collaboratif et participatif : Les collaborateurs peuvent être impliqués dans le processus de création et la gestion de contenu. Plus d’interactivité permet de plus intégrer ! La solution d’affichage dynamique, en tant que digital media, permet de mettre en place un contenu interactif, notamment à l’aide de dispositifs d’écrans tactiles et seulement clics suffisent pour trouver l’information. 

Important : Le projet d’affichage dynamique passe par un investissement financier qui peut être coûteux, mais le retour sur investissement ne peut qu’être bénéfique pour la politique de communication interne !

Que retenir de ces 5 moyens d’utiliser l’affichage pour améliorer la communication interne de l’entreprise ?

À l’heure de la digitalisation, l’affichage reste un outil interne fort au sein d’une entreprise et apporte une véritable valeur ajoutée. Il est primordial de savoir utiliser les nouveaux outils de communication interne de façon complémentaire pour être efficace. L’affichage professionnel doit répondre à des critères d’esthétisme, de qualité et de fonctionnalité pour être un relais d’information puissant. 

Si vous ne savez pas comment gérer votre communication interne et l’affichage, vous pouvez faire appel à des prestataires pour vous accompagner. Avec leur vision externe, les professionnels de la communication d’entreprise peuvent vous apporter leur expérience et s’adapter aux profils de vos équipes.